IT- miljö - 5 tips för att få bättre koll på företagets licenser

För växande företag har licenshantering blivit en allt viktigare fråga. Det beror framförallt på att det antal system och program som vi använder blir fler, men framförallt på att de system vi använder ofta kommer i form av molnbaserade lösningar och inte i form av licensierade paket. Vi har skapat en lista med fem tips för licenshantering för att ge dig en bättre bild av hur man kan få bättre koll på företagets licenser.

Dokumentera era existerande licenser
Det är viktigt att ni inkluderar alla era licenser, både de som ni har i fysisk form och molnbaserade dito. Skapa en lista över alla era mjukvarulicenser och lägg in dem i olika kategorier, till exempel ”projektledning”, ”dokumentation” och ”kundhantering”. Mer information som är viktig att anteckna kan inbegripa kostnad för licensen, avtalslängd, förnyelsekostnader och användarantal. 

Det är värt att nämna att det här är en process som kan ta lite tid beroende på hur stort ert företag är samt hur många licenser ni har. 

Kom ihåg:

  • Licenser som ni inte längre använder.
    Det är lätt hänt att man missar att dokumentera licenser som inte längre används och det är just dessa licenser vi är ute efter att upptäcka.
  • System med öppen källkod.
    Medan dessa system inte kostar något kan de vara beroende av licenser som gör det.
  • Licenser som ni har köpt men ännu inte börjat använda.
    Det är lätt hänt att man missar att dokumentera nya licenser som ni inte har hunnit börja använda.

Avgör vikten av era nuvarande licenser
Hur viktiga är de licenser som ni just nu har för företaget? Det här är inte en lätt uppgift men ni kan börja med att själva göra en utvärdering genom att rangordna era licenser. Även om det här inte är en felfri metod kan ni åtminstone snabbt se vilka licenser som ingen tycker är viktiga och då blir det lättare att granska dessa på djupet. 

En annan metod är att ta reda på hur mycket era licenser används. Kanske har ni system som i teorin borde vara fantastiska men som ingen använder. I sådana fall är det antingen ett ypperligt tillfälle att utbilda era anställda mer i det oanvända systemet, eller ett tillfälle att avsluta licensen. Oavsett vilket, leder det till en inblick i verksamhetens produktivitet.

Standardisera processen för att köpa nya licenser
Det är viktigt att ni har koll på vilka licenser som köps in. Många företag har inte en specifik person eller ett team som ombesörjer det utan låter istället varje enskild avdelning avgöra vilka licenser de behöver. För att se till att ni inte köper in dubbletter eller använder redundanta licenser behöver ni en standardiserad process och regler för att köpa nya licenser. 

Här är ett par tips när ni köper licenser:

  • Gör er hemläxa
    Se till att ni verkligen behöver de licenser ni köper och jämför alltid med konkurrenterna för att hitta ett alternativ som passar er.
  • Involvera experter och användare i processen
    De som ska använda de system eller program som ni köper licens till är de som bäst vet vad som behövs. Involvera dem i processen.
  • Granska licensavtalet
    Missa inte viktiga detaljer i form av bindningstid, förnyelseavgifter och användarantal.
  • Framtidssäkra
    Det avtal som ni skriver på i dag måste vara lika relevant i dag som i morgon. Se till att det finns utrymme för att både uppgradera och nedgradera vid behov.

Rensa upp bland existerande licenser
Det här är även en möjlighet att göra er av med licenser som ni inte längre använder och att skapa ett tydligt system för hur ni hanterar era licenser. Alldeles för många företag betalar för licenser som bara en eller två medarbetare fortfarande använder, trots att alla andra på företaget har gått över till ett annat system eller arbetssätt. Slösa inte pengar på en licens till ett program som få eller ingen använder.

Gör licenshantering till en viktig del av er verksamhet
Det är viktigt att göra licenshantering till en prioritet. Informera era anställda om det arbete som ni gör så att de inte plötsligt sitter där en morgon utan tillgång till deras system. Låt er IT-avdelning skapa processer och regler som sedan ska följas och kommunicera det till era anställda. Om allt sköts enligt er nya praxis kommer licenshantering snart bli en del av er normala verksamhet.

Om du har några frågor om era licenser och hur ni kan förbättra er licenshantering får du gärna höra av dig till oss, så pratar vi mer om det och kanske andra saker som har med er IT-miljö att göra.

Vill du komma i kontakt?

Vi älskar kunddialoger och utmaningar. Hör av dig till oss så hjälper vi dig!