IT-miljø – 5 tips for å få bedre kontroll på bedriftens lisenser

For voksende bedrifter har lisenshåndtering blitt et stadig viktigere spørsmål. Det skyldes at vi bruker flere og flere systemer og programmer, men særlig at de systemene vi bruker ofte, kommer i form av skybaserte løsninger og ikke i form av lisensierte pakker. Vi har laget en liste med fem tips for lisenshåndtering for å gi deg et bedre bilde av hvordan man kan få bedre kontroll over bedriftens lisenser.

Dokumenter deres eksisterende lisenser

Det er viktig at dere inkluderer alle lisenser, både de som dere har i fysisk form og de skybaserte. Lag en liste over alle deres programvarelisenser og legg i dem i ulike kategorier, f.eks. ”prosjektledelse”, ”dokumentasjon” og ”kundebehandling”. Annen informasjon som det er viktig å notere, er f.eks. kostnad for lisensen, avtalelengde, fornyelsekostnader og brukerantall. Det er verdt å nevne at dette er en prosess som kan ta litt tid avhengig av hvor stor bedriften er og hvor mange lisenser dere har. 

Husk:

1. Lisenser som dere ikke lenger bruker
   Det er fort gjort å glemme å dokumentere lisenser som ikke lenger brukes, men det er jo nettopp disse lisensene vi vil finne.
2. Systemer med åpen kildekode
   Disse systemene koster ikke noe, men de kan være avhengige av lisenser som gjør det.
3. Lisenser som dere har kjøpt, men ennå ikke begynt å bruke
   Det er fort gjort å glemme å dokumentere nye lisenser som dere ikke har rukket å ta i bruk ennå.

Avgjør hvor viktige deres nåværende lisenser er

Hvor viktige er de lisensene som dere akkurat nå har for bedriften? Dette er ingen lett oppgave, men dere kan begynne med å gjøre en vurdering selv ved å rangordne lisensene. Selv om dette ikke er en feilfri metode, kan dere i det minste raskt se hvilke lisenser som ingen synes er viktige og da blir det lettere å undersøke disse grundigere. 

En annen metode er å fastslå hvor mye lisensene brukes. Kanskje har dere systemer som i teorien burde være fantastiske, men som ingen bruker. I slike tilfeller er det enten en ypperlig anledning til å utdanne deres ansatte bedre i det ubrukte systemet eller en mulighet til å avslutte lisensen. Uansett gir dette bedre innblikk i virksomhetens produktivitet.

Standardiser prosessen for å kjøpe nye lisenser

Det er viktig at dere har kontroll på hvilke lisenser som kjøpes inn. Mange bedrifter har ikke en spesifikk person eller et team som tar seg av det, men lar i stedet hver enkelt avdeling avgjøre hvilke lisenser de trenger. For å sikre at dere ikke kjøper inn dubletter eller bruker redundante lisenser, trenger dere en standardisert prosess og regler for å kjøpe nye lisenser. 

Her følger fire tips for kjøp av lisenser:

1. Gjør hjemmeleksen deres
   Kontroller at dere virkelig trenger de lisensene dere kjøper og sammenlign alltid med konkurrentene for å finne et alternativ som passer for dere.
2. Involver eksperter og brukere i prosessen
   De som skal bruke de systemene eller programmene dere kjøper lisenser for, vet best hva som behøves. Involver dem i prosessen.
3. Undersøk lisensavtalen
   Gå ikke glipp av viktige detaljer i form av bindingstid, fornyelsesavgifter og brukerantall.
4. Fremtidssikre
   Den avtalen dere undertegner i dag, må også være relevant i fremtiden. Sørg for at det finnes muligheter til å både oppgradere og nedgradere ved behov.

Rydd opp i eksisterende lisenser

Dette er også en mulighet til å kvitte dere med lisenser som dere ikke lenger bruker og å lage et tydelig system for hvordan dere håndterer deres lisenser. Altfor mange bedrifter betaler for lisenser som bare en eller to medarbeidere fortsatt bruker, til tross for at alle andre i bedriften har gått over til et annet system eller en annen arbeidsmåte. Kast ikke bort penger på en lisens til et program som få eller ingen bruker.

Gjør lisenshåndtering til en viktig del av deres virksomhet

Det er viktig å gjøre lisenshåndtering til en prioritet. Informer deres ansatte om det arbeidet dere gjør slik at de ikke plutselig sitter der en morgen uten tilgang til systemene. La IT-avdelingen utarbeide prosesser og regler som siden skal følges, og kommuniser dette til deres ansatte. Hvis alt håndteres i henhold til deres nye praksis, kommer lisenshåndtering snart til å bli en del av deres normale virksomhet.

Hvis du har spørsmål om bedriftens lisenser og hvordan dere kan forbedre deres lisenshåndtering, må dere gjerne ta kontakt med oss, så kan vi ta en prat om det og kanskje andre ting som har med deres IT-miljø å gjøre.

Les mer om IT for arbeidsplassen