Slik velger du rett løsning for internkommunikasjon

Visste du at dårlig internkommunikasjon anses å være en av de viktigste årsakene til stress på en arbeidsplass? Derfor er det ikke så rart at behovet for effektiv internkommunikasjon er større enn noensinne og at hastigheten i informasjonsflyten har økt eksplosjonsartet. Forutsetningene for kommunikasjon har altså endret seg radikalt og forventningene til å få raske svar har økt. Til tross for det bruker mange bedrifter fortsatt e-post som den primære løsningen for internkommunikasjon.

Et første steg mot å forbedre interkommunikasjonen, og samtidig følge digitaliseringen, er å flytte samtalene fra e-post til en plattform som er dedikert for formålet. Med rett løsning kommer medarbeiderne til å unngå unødig stress, og det blir lettere både å dele og skaffe seg relevant informasjon. Det vil øke følelsen av kontroll over arbeidsoppgavene og dermed skape et bedre arbeidsmiljø.

Hvorfor skal man satse på en plattform for internkommunikasjon?

Effektiv kommunikasjon har vist seg å føre til færre misforståelser og en økt følelse av effektivitet og fellesskap. Dette kan høres ut som en selvfølge for mange, men sannheten er at mange arbeidsplasser ennå ikke har forstått virksomhetsnytten av å satse på internkommunikasjonen og derfor ikke har gjort det.

I en artikkel av Benify kan man lese at i en undersøkelse om internkommunikasjon oppgav 95 % av direktørene fra ulike selskaper at effektiv internkommunikasjon er avgjørende for deres bedrifts mulighet til å oppnå suksess. Videre kan man lese at bedrifter som fokuserer på kommunikasjon og endringsarbeid, til forskjell fra de som ikke tar internkommunikasjon på alvor, har 3,5 ganger større sjanse for å lykkes bedre enn sine konkurrenter.

Viktig å tenke på når du velger løsning for internkommunikasjon

En god regel for å velge rett plattform for internkommunikasjon, er å la medarbeiderne kommunisere på måter som de er vante med i det private. I dag er chat den mest populære kommunikasjonsmåten, uansett om det er i form av SMS-meldinger eller en chat på sosiale medier. Også videomøter er en måte å kommunisere på som har økt kraftig på grunn av pandemien. I dag er det en nødvendighet i alle gode plattformer. Videre er informasjonsflyter med mulighet til å kommentere, dele og like budskap også i tråd med hvordan vi kommuniserer utenfor jobben, og det er en smart måte å skape engasjement på.

Intranett, samarbeidsplattform eller begge deler?

Samarbeidsplattform

Det finnes ulike typer løsninger for internkommunikasjon, og det som er blitt mest populært (særlig med den store økningen av fjernarbeid), er å arbeide i samarbeidsplattformer. I samarbeidsplattformer samles flere ulike produktivitetsverktøy med muligheten til å arbeide i dem samtidig med hverandre. Når man kombinerer arbeidsprosesser med verktøy for kommunikasjon og nettverksbygging, kan samarbeidsplattformer hjelpe personalet med å få nødvendig informasjon, bli mer effektive og samtidig mer innovative. Vanlige samarbeidsplattformer er f.eks. Microsoft Teams, Slack, Cisco Webex eller Google Hangouts.

Intranett

Mens en samarbeidsplattform er bra for det daglige arbeidet, er et intranett et godt egnet forum for å samle bedriftskritisk informasjon og maler på ett og samme sted. Omnia har skrevet en god artikkel om hvorfor et intranett ikke kan erstattes av en samarbeidsplattform og hvorfor det er bra å bruke begge løsningene. De nevner blant annet at informasjonsstrukturen i samarbeidsplattformer ikke er tilpasset for intranettets formål og funksjon, at virksomhetens varemerke og identitet usynliggjøres og at den virksomhetsomfattende informasjonen ikke har noen naturlig plass. Løsninger for intranett kan skreddersys slik at de passer for nettopp deres virksomhet. Dette kan f.eks. gjøres ved hjelp av Microsoft SharePoint.

En kombinasjon er den beste løsningen

Vi vil påstå at en samarbeidsplattform er nødvendig for å effektivisere det daglige arbeidet og forbedre deres interne kommunikasjon og samarbeid. Et intranett er et bra supplement for å samle bedriftskritisk informasjon og nyheter på ett sted, gjerne gjennom en kronologisk flyt med mulighet til å kommentere og like. Det aller beste er å skreddersy løsningen, slik at samarbeidsplattformen og intranettet fungerer sammen og dekker deres virksomhetsbehov. Eksempelvis kan en nyhet på intranettet automatisk sendes ut som en melding med en notis i samarbeidsplattformen.

Tre punkter å tenke på når dere velger plattform:

1. Velg en plattform som støtter de kommunikasjonsmåtene som medarbeiderne er vante med og bruker privat. Det kommer til å gjøre plattformen til et naturlig valg for den interne kommunikasjonen.

2. Velg en plattform som kan fungere sammen med andre grensesnitt og applikasjoner som dere bruker. Det kommer til å øke samarbeidet og teamfølelsen.

3. Et separat intranett er bra for å fremheve virksomhetsomfattende informasjon og en god samlingsplass for bedriftskritisk informasjon og maler.

Trenger dere hjelp med valget av en plattform for internkommunikasjon? 

Vi veileder dere gjerne videre i valget av plattform for internkommunikasjonen. Vi forstår at ulike typer bedrifter har ulike behov og kravstillinger, og det tar vi hensyn når vi skal anbefale en plattform for dere. 

Les mer om Brukernær IT