Digital avtalehåndtering i skyen gav bedre kontroll
Utdaterte dokumenter kan innebære store utfordringer for mange organisasjoner. Faktum er at de ansatte i snitt kan bruke opptil 180 minutter i uken på å lete etter dokumenter. Mange av våre kunders utfordringer var å holde kontroll på sine avtaler og vite hvilken versjon som var aktuell samt når de ulike avtalene skulle reforhandles. I noen tilfeller hadde avtaler også forsvunnet da nøkkelpersoner hadde sluttet og derfor hadde man ikke kontroll på viktige reforhandlingsdatoer.
Samarbeidet i korthet
- Papirdokumenter eller digitale dokumenter som lagres på ulike steder i organisasjonen
- Avtalene var vanskelige å finne fordi nøkkelpersoner hadde sluttet
- Man mistet kontrollen over reforhandling av avtaler på grunn av manuell administrasjon
Løsning
Fra manuell til automatisert avtalehåndtering i skyen
Kunden tok kontakt med Nordlo som gjennomførte en kartlegging av kundens behov. Valget falt på en skyløsning med tilgangskontroll. Det ble implementert en felles avtaledatabase for bedriften.
I løsningen finnes det flyter for avtaleovervåkning som automatisk sender ut påminnelser når en avtale krever handling, f.eks. før en reforhandling. Funksjonalitet for versjonshistorikk gir sporbarhet for endringer som gjøres i avtalen og tilgangskontroll sørger for at uvedkommende ikke kan få tilgang til sensitive opplysninger.
Løsningen innebærer en digitalisert avtaleflyt fra skanning eller mottak av digitalt avtaledokument, behandling av dokumentet inklusive OCR-tolkning, til et avtalebibliotek i skyen med tilgang fra både datamaskiner og mobile enheter.
- Bibliotek med tilgangskontroll
- OCR-tolkning av innkommende dokumenter
- Automatiserte påminnelser
- Tilgang fra datamaskiner og mobile enheter
Virksomhetsnytte
Full kontroll og betydelig mindre administrasjon
Kunden har nå full oversikt over alle avtaler og deres status. Risikoen for å glemme viktige datoer er minimert og man sparer mye tid ved å alltid vite hvor man skal lete etter avtaler og hvilken versjon som er den aktuelle.
Å automatisere avtalehåndtering og skape flyter som letter administrasjonen, gir flere fordeler for virksomheten, f.eks. at man frigjør tid for medarbeiderne slik at de kan fokusere på sin kjernevirksomhet. Bedriften får bedre kontroll på samtlige avtaler med automatiserte påminnelser for avtalefornyelser.
Vil du vite mer om Nordlos tjenester for digital avtalehåndtering? Ta gjerne kontakt med oss for en demo.
Risikoen for å glemme viktige datoer minimeres, og man sparer mye tid ved å alltid vite hvor man skal lete etter aktuelle dokumenter og avtaler.
