Derfor skal du automatisere din onboarding og offboarding
Førsteinntrykket spiller en viktig rolle, også for nyansatte i din bedrift. Muliggjør en smidig og relevant onboarding med digitalisering av HR-prosesser. Gjennom å automatisere disse prosessene, og samle inn data om den nyansatte, skapes det en mer sømløs ansettelses prosess for alle som er innblandet. En bra onboarding gjør dessuten offboardingen mer strukturert og sikker.
Hvordan automatiseres onboarding og offboarding?
Første steget mot å automatisere onboardingen og offboardingen er å skissere hvordan dere vil at prosessen skal se ut. Hvordan vil dere oppleves som arbeidsgiver? Hva vil dere at den nye medarbeideren skal føle, og hva trenger å være på plass for at deres nye kollega raskt kan føle seg hjemme og komme igang med arbeidet? Om ikke man kan skissere og visualisere denne prosessen analogt, så blir det vanskelig å skulle digitalisere den.
Med gode HR-prosesser med rutiner for rekruttering, onboarding og offboarding begynner introduksjonen til bedriften allerede innen den nyansatte har signert ansettelsesavtalen. Et system som er inkludert med andre rekrutteringsverktøy som f.eks LinkedIn kan tidlig fange opp data om kandidaten inn i en skreddersydd onboarding. Tidlig kan man inviteres til en velkomst side der man kan fylle ut annen informasjon og kanskje samtidig ta del i materiale knyttet til bedriftens verdier og mål. På denne måten har den nyansatte begynt å lære å kjenne til bedriftskulturen allerede før man starter
Mange får hjelp av en IT-partner som har kontroll på fordeler og ulemper med ulike prosesser, men som også gir et viktig utenfra- og inn perspektiv. Sammen bygger dere opp en HR portal som passer akkurat deres virksomhet. Det kan handle om løsninger for digital signering, sjekklister med påminnelser til relevante personer, teamsstrukturer og intranett for samarbeid og internkommunikasjon eller en plattform for opplæring. En automatisert HR- portal gir også mulighet for å sikre håndtering av sensitiv data som man ikke vil sende via mail, som bank- og personopplysninger.
Les: Nordlos digitaliseringstjenester
Hvorfor skal jeg automatisere bedriftens onboarding?
Det finnes ulike måter å automatisere bedriftens onboarding og offboarding. Ut fra et strukturelt perspektiv reduserer slike smidige prosesser behovet for papirarbeid og manuelt arbeid, så ingen faller mellom to stoler. Prosessen går raskere, og kan om det er nødvendig, gjennomføres eksternt på avstand fra andre lokasjoner. Dessuten skaper det trygghet og gir et profesjonelt inntrykk for alle som begynner å jobbe hos dere. Det samme gjelder når en medarbeider slutter i bedriften, da blir offboarding -prosessen avgjørende for en smidig og bra avslutning der personen fjernes fra systemer og lisenser, samt at personlig informasjon slettes.
Videre har et automatisert HR system og en ovversiktelig personal database med oppdatert informasjon ang lisenser, tilganger og utstyr flere økonomiske fordeler. I tillegg til at det forenkler hverdagen og minsker administrasjonen så dine kolleger kan bruke tiden sin på mer verdiskapende arbeid, så er det en smart måte å holde kontroll på lisenser og fjerne systemtilganger. Med all informasjon samlet i et system reduseres risikoen for at dere fortsetter å betale for lisenser som ikke er i bruk. Disse systemene trenger ikke være dyre eller avanserte applikasjoner å få på plass, ofte kan man automatisere i de systemene som man allerede har som Microsoft 365 eller andre eksisterende skytjenester.
Å investere i sitt HR-system er også viktig ut fra et sikkerhets perspektiv. Gjennom å følge en formell offboarding-prosess kan IT avdelingen forsikre seg om at alle tilganger er tatt bort for å beskytte bedriftens data og systemer. Slik reeduseres sikkerhetsrisikoen som følger med når en medarbeider slutter. Pass på å utnytte digitaliseringens muligheter for å skape en onboarding- og offboarding prosess som er sikker og strukturert, samtidig som medarbeideren og organisasjonene får en god start og avslutning uten uenigheter.
