Jobba hemifrån med Microsoft Teams!
Det finns flera olika sätt att kommunicera med varandra på ett företag. Det kan till exempel vara genom daglig kontakt på arbetsplatsen, telefonsamtal eller genom e-post. Idag står många verksamheter i ett paradigmskifte med nya krav på olika sätt att kommunicera.
Medarbetare vill vara mer mobila än tidigare, och det finns också önskemål om att hitta information både snabbare och tydligare. Ofta vill den yngre generationens medarbetare kommunicera på arbetsplatsen som man gör i sociala medier, eftersom de är vana att kommunicera så.
Vanliga kommunikationskrav hos medarbetare:
- Möjligheten att kunna kommunicera med kollegor var de än befinner sig.
- Att kunna se vad en kollega är intresserad av och vilken erfarenhet de besitter inom olika ämnen.
- Enkelt kunna hitta och se kommunikationshistorik.
Läs också: Tre metoder för att attrahera och behålla millennials till ert företag.
Hur kan Teams förbättra er kommunikation på arbetsplatsen?
För att möta dagens krav på kommunikation inom företaget finns verktyget Microsoft Teams. Det är en del av Office 365-sviten, som möter alla krav på en modern digitaliserad kommunikationskanal. Microsoft Teams är anpassat för olika typer av enheter för att möjliggöra ett smidigt kommunikationssätt utifrån medarbetarnas olika förutsättningar.
Exempel på hur Teams kan användas för att möta dagens kommunikationskrav är:
- Konversationer i Microsoft Teams möjliggör kommunikation till hela teamet, men även taggande individer. En tråd går att se och svara på av alla medlemmar i Teamet.
- Chatten går att använda för snabb kontakt med en eller flera kollegor, eller en extern part.
- Videomöten gör att man kan träffas utan att behöva resa till varandra, vilket både är effektivt och bra för miljön. Du kan också spela in videomötet för att på ett smidigt sätt hjälpa deltagare som inte kunde närvara på mötet att ta del av informationen i efterhand.
- Microsoft Teams är molnbaserat och tillgängligt från olika enheter via åtkomst till internet. På detta sätt kan du på ett enkelt sätt kommunicera var du än befinner dig, vilket är smidigt om du skulle behöva jobba hemifrån. Läs mer om hur mobila lösningar skapar mer effektiva medarbetare.
Finns det fler funktioner i Teams?
Microsoft Teams är en plattform byggd för samarbete. Den knyter ihop olika produkter i Office 365 på ett och samma ställe, och det finns även kopplingar till externa verktyg för att i så stor utsträckning som möjligt slippa att arbeta med många olika öppna program.
Exempel på ytterligare områden där Microsoft Teams kan användas för att förenkla vardagen på arbetsplatsen är:
- Dokumentytor går att nå direkt från Teams och är kopplade till medlemmarna i teamet.
- Kopplingen mellan Teams och Planner gör att du kan få en överblick av dina och teamets uppgifter.
- Möjligheten att skapa en digital hjälpreda (bot) för att utföra olika bestämda uppgifter.
Hur kan ert företag ta steget till bättre kommunikation med Teams?
Nordlo hjälper er gärna att förbättra kommunikationsätten. Vi brukar rekommendera att en av våra produktivitetskonsulter besöker er för att skapa sig en bild av hur er kommunikation ser ut i dagsläget. Därefter kommer de med förslag på hur vi implementerar Teams på det sätt som passar er verksamhet bäst. Nedan är ett exempel på hur en sådan process kan se ut:
- Ett första möte kring hur ni kommunicerar på ert företag idag.
- Vid behov intervjuar vi medarbetare på ert företag för att få en tydligare bild av kommunikationen från olika avdelningar. Vi samlar även in behov hos dem vi intervjuar.
- Vi arbetar fram ett förslag på en struktur i Teams som möter era behov av kommunikation inom företaget.
- Sedan implementerar vi Teams på ert företag, både tekniskt men även genom utbildning av er personal. Utbildningen kan ske ute på företaget eller genom utskick av guider, lathundar eller en kombination av båda.
- Avslutningsvis har vi en gemensam genomgång av projektet för att se om genomförandet levde upp till förväntningarna och hur vi går vidare. Kanske har det uppstått nya behov i företagets digitaliseringsresa under projektets gång.