Jobb hjemmefra med Microsoft Teams
Det finnes flere ulike måter å kommunisere med hverandre på i en bedrift. Det kan f.eks. være gjennom daglig kontakt på arbeidsplassen, telefonsamtaler eller via e-post. I dag står mange virksomheter i et paradigmeskifte med nye krav til ulike måter å kommunisere på. Medarbeiderne ønsker å være mer mobile enn tidligere, og de vil kunne finne informasjon både raskere og tydeligere. Ofte vil den yngre generasjonens medarbeidere kommunisere på arbeidsplassen som i sosiale medier, fordi de har vent seg til å kommunisere på den måten.
Vanlige kommunikasjonskrav hos medarbeidere
- Mulighet til å kunne kommunisere med kolleger uansett hvor de befinner seg.
- Å kunne se hva kolleger er interesserte i og hvilken erfaring de har innenfor ulike emner.
- Enkelt kunne finne og se kommunikasjonshistorikk.
Hvordan kan Teams forbedre kommunikasjonen på arbeidsplassen?
For å oppfylle dagens krav til kommunikasjon i bedriften finnes verktøyet Microsoft Teams. Det er en del av Office 365-suiten, som oppfyller alle krav til en moderne digitalisert kommunikasjonskanal. Microsoft Teams er tilpasset for ulike typer enheter for å gjøre det mulig å kommunisere på en enkel måte ut fra medarbeidernes ulike forutsetninger.
Her følger noen eksempler på hvordan Teams kan brukes for å oppfylle dagens kommunikasjonskrav:
- Konversasjoner i Microsoft Teams gjør det mulig å kommunisere med hele teamet, men også med taggede personer. Alle medlemmer i teamet kan se en tråd og svare på meldinger i den.
- Chatten kan brukes til rask kontakt med en eller flere kolleger, eller en ekstern part.
- Videomøter gjør at man kan treffes uten å måtte reise til hverandre, noe som er både effektivt og bra for miljøet. Du kan også spille inn et videomøte. Det er en praktisk løsning for å senere kunne dele informasjonen med personer som ikke var med på møtet.
- Microsoft Teams er skybasert og tilgjengelig fra ulike enheter via tilgang til internett. Dermed kan du kommunisere på en enkel måte uansett hvor du befinner deg. Dette er praktisk hvis du må jobbe hjemmefra.
«Microsoft Teams er
en plattform som er bygd
for samarbeid»
Finnes det flere funksjoner i Teams?
Microsoft Teams er en plattform som er bygd for samarbeid. Den knytter sammen ulike produkter i Office 365 på ett og samme sted. Dessuten finnes det koblinger til eksterne verktøy, slik at man i størst mulig grad slipper å arbeide med mange åpne programmer samtidig.
Her følger noen flere eksempler på områder der Microsoft Teams kan brukes for å forenkle hverdagen på arbeidsplassen:
- Dokumentområdet kan nås direkte fra Teams og er koblet til medlemmene i teamet.
- Koblingen mellom Teams og Planner gjør at du kan få et overblikk over dine og teamets oppgaver.
- Mulighet til å skape en digital assistent (bot) som kan utføre bestemte oppgaver.
Hvordan kan deres bedrift oppnå bedre kommunikasjon med Teams?
Nordlo hjelper dere gjerne med å forbedre kommunikasjonsmetodene. Vi anbefaler vanligvis at en av våre produktivitetskonsulenter besøker dere for å danne seg et bilde av hvordan deres kommunikasjon ser ut i dag. Deretter får dere forslag til hvordan vi kan implementere Teams på den måten som passer best for deres virksomhet.
Nedenfor følger et eksempel på hvordan en slik prosess kan se ut:
- Et første møte om hvordan dere kommuniserer i deres bedrift i dag.
- Ved behov intervjuer vi medarbeidere i bedriften for å få et tydeligere bilde av kommunikasjonen fra ulike avdelinger. Vi noterer oss også ulike behov hos dem vi intervjuer.
- Vi utarbeider et forslag til en struktur i Teams som oppfyller deres behov for kommunikasjon i bedriften.
- Siden implementerer vi Teams i bedriften, både teknisk og ved utdanning av deres personale. Utdanningen kan skje i selve bedriften eller ved utsendelse av guider og veiledninger. Eller det kan være en kombinasjon av begge deler.
- Til slutt tar vi en felles gjennomgang av prosjektet for å se om gjennomføringen levde opp til forventningene og hvordan vi går videre. Det har kanskje oppstått nye behov i bedriftens digitaliseringsreise under prosjektets gang.
Les mer om hvordan du kan fortsette å digitalisere din virksomhet