5 tips för att få bättre koll på företagets IT-licenser

Licenshantering - en fråga som bör prioriteras

Licenshantering bör vara en viktig fråga för alla företag. Detta då vi använder oss av många fler system och program än tidigare. Men även för att de system vi använder ofta är molnbaserade snarare än licensierade paket. Här är fem tips för att få bättre koll på företagets IT-licenser.

1. Dokumentera era existerande IT-licenser

Börja med att skapa en lista över alla era mjukvarulicenser. Lista licenserna i olika kategorier, till exempel ”projektledning”, ”dokumentation” och ”kundhantering”. Komplettera listan med information kopplat till kostnad, avtalslängd, förnyelsekostnad och användarantal. Det är värt att nämna att det här är en process som kan ta lite tid beroende på hur stort ert företag är samt hur många licenser ni har.

Missa inte IT-licenser som…

• inte längre används.
  Det är just dessa licenser som vi är ute efter att upptäcka.
• är system med öppen källkod.
  Trots att dessa system inte kostar något kan de vara beroende av IT-licenser som gör det.
• ni har köpt men ännu inte börjat använda.
  Det är lätt hänt att man missar nya licenser som ännu inte används.

2. Hur viktiga är mina nuvarande licenser?

Hur viktig är respektive licens för ert företag? Det är ingen lätt utvärdering att göra. En bra start är att rangordna de licenser ni har. Trots att detta inte ger er alla svar kan ni åtminstone se vilka licenser som ni tycker helt oviktiga.

En annan metod är att ta reda på hur mycket varje licens används. Kanske har ni system som i teorin anses viktig men som ingen använder. Detta blir ett bra tillfälle att ge medarbetarna rätt verktyg att nyttja systemen, eller att avsluta licensen. Oavsett vad ni beslutar, får ni en bättre inblick i verksamhetens produktivitet. Slösa inte pengar på en licens till ett program som få eller ingen använder.

3. Standardisera processen för att köpa nya IT-licenser

Lika viktigt som det är att ha koll på vilka licenser som ni har och hur de används, lika viktigt är det att ha koll på nya licenser som köps in. Många företag har inte en specifik person eller team ansvarig för IT-licenser, utan låter varje enskild avdelning avgöra behovet. För att undvika inköp av dubbletter eller användning av redundanta licenser behöver ni en standardiserad process med satta regler för inköpen.

4. Så här ska ni tänka när ni köper licenser:

• Gör er hemläxa
  Se till att det verkligen finns behov för de licenser ni köper. Jämför med konkurrenter för att hitta ett alternativ som passar er.
• Involvera experter och användare i processen
  De som ska använda de system eller program som ni köper licens till är de som bäst vet vad som behövs. Involvera dem i processen.
• Granska licensavtalet
  Missa inte viktiga detaljer i form av bindningstid, förnyelseavgifter och användarantal.
• Framtidssäkra
  Det avtal som ni skriver på i dag måste vara lika relevant i dag som i morgon. Se till att det finns utrymme att både uppgradera och nedgradera vid behov.

5. Gör licenshantering till en viktig del av er verksamhet

Gör licenshantering till en prioritet. Informera era anställda om det arbete som ni gör så att de inte plötsligt sitter där en morgon utan tillgång till sina system. Låt er IT-avdelning skapa processer och regler för licenshantering och kommunicera det till era anställda. Om allt sköts enligt er nya praxis kommer det snart bli en del av vardagen. Om din verksamhet inte har resurser för licenshantering finns det möjlighet att ta hjälp av en partner som Nordlo.

Om du har några frågor om era licenser och hur ni kan förbättra er licenshantering får du gärna höra av dig till oss, så pratar vi mer om det och kanske andra saker som har med er IT-miljö att göra.