Så väljer du rätt lösning för er internkommunikation

Visste du att dålig internkommunikation anses vara en av de främsta orsakerna till stress på en arbetsplats? Det är därför inte konstigt att behovet av effektiv internkommunikation är större än någonsin. Förutsättningarna för kommunikation har på kort tid genomgått stora förändringar och förväntningar på snabba svar har ökat. Trots det använder många fortfarande mejl som det främsta kommunikationsmedlet för internkommunikation i sina företag. 

Ett första steg för att förbättra sin internkommunikation, och samtidigt följa digitaliseringen, är att flytta samtalen från mejl till en plattform dedikerad för ändamålet. Med rätt lösning kommer medarbetarna undvika onödig stress och bättre få ut och ta del av relevant information, öka känslan av kontroll över sina arbetsuppgifter och i förlängningen skapa en bättre arbetsmiljö.

Varför ska man satsa på en plattform för sin internkommunikation?

Effektiv kommunikation har visat sig leda till färre missförstånd och ökad känsla av effektivitet och gemenskap. Detta kan låta som en självklarhet för de flesta, men sanningen är att många arbetsplatser ännu inte förstått den stora företagsnyttan som kommer av att satsa på sin internkommunikation.

I en artikel av Benify kan man läsa att i en undersökning om just internkommunikation uppgav 95% av VD:s från olika bolag att effektiv internkommunikation är avgörande för deras företags chanser till framgång. Vidare kan man läsa att företag som fokuserar på kommunikation och förändringsarbete är 3,5 gånger mer sannolika att vara mer framgångsrika än sina konkurrenter.

Vad du ska tänka på när du väljer lösning för internkommunikation

En regel för att välja rätt plattform för god internkommunikation är att låta medarbetarna kommunicera på liknande sätt som de är vana att kommunicera i privat. Idag är chattar det mest populära kommunikationssättet, oavsett om det är i formen av ett SMS eller en chatt på sociala medier. Även videomöten är ett sätt att kommunicera på som ökat kraftigt i spåret av pandemin och har blivit ett måste i alla bra plattformar. Informationsflöden med möjligheten att kommentera, dela och gilla budskap går också i linje med hur vi kommunicerar utanför jobbet och är ett smart sätt att skapa engagemang.

Intranät, samarbetsplattform eller båda? 

Samarbetsplattform

Det finns olika typer av lösningar för internkommunikation, och det som blivit vanligast på de flesta arbetsplatser är att arbeta i samarbetsplattformar. I en samarbetsplattform samlas flera olika produktivitetsverktyg med möjligheten att arbeta i dem samtidigt med varandra. Det kan t.ex. innefatta en delad textfil, ett planeringsverktyg eller ett kalkylblad.

Genom att kombinera arbetsprocesser med verktyg för kommunikation och nätverkande kan samarbetsplattformar hjälpa personalen att få nödvändig information, bli mer effektiv och samtidigt mer innovativ. Vanliga samarbetsplattformar är t.ex. Microsoft Teams, Slack, Cisco Webex eller Google Hangouts.

Intranät

Medan en samarbetsplattform är bra för det dagliga arbetet är ett intranät ett bra forum för att samla företagsviktig information och mallar på ett och samma ställe. Omnia har gjort en bra sammanfattning om varför ett intranät inte kan ersättas av en samarbetsplattform och varför det är bra att ha använda bägge lösningar. De nämner bland annat att informationsstrukturen i samarbetsplattformar inte är anpassat för intranätets syfte och funktion, att verksamhetens varumärke och identitet osynliggörs och att den verksamhetsomfattande informationen inte har någon naturlig plats. Intranät kan skräddarsys för att passa just er verksamhet, och lösningar för detta kan t.ex. vara genom Microsoft SharePoint.

En kombination är den bästa lösningen

Vi vill påstå att en samarbetsplattform är nödvändig för att effektivisera det dagliga arbetet och förbättra er interna kommunikation och samarbete. Ett intranät är ett bra komplement för att samla företagsviktig information och nyheter på ett ställe, gärna genom ett kronologiskt flöde med möjligheten att kommentera och göra gilla-markeringar.

Det allra bästa är att skräddarsy lösningen så att samarbetsplattformen och intranätet samverkar efter era verksamhetsbehov. Exempelvis kan en nyhet på intranätet automatiskt skickas ut som ett meddelande med en notis i samarbetsplattformen. 

Tre punkter att tänka på när ni väljer plattform: 

1. Välj en plattform som stödjer kommunikationssätt som dina medarbetare är vana vid och också använder privat. Det kommer göra plattformen till ett naturligt val för den interna kommunikationen. 
2. Välj en plattform som går att samverka med andra gränssnitt och applikationer som ni använder. Det kommer öka samarbetet och team-känslan. 
3. Ett separat intranät är bra för att lyfta verksamhetsomfattande information. Det är en bra samlingsplats för företagsviktig information och mallar.

Behöver ni hjälp i valet av en plattform för er internkommunikation? 

Vi guidar er gärna vidare i valet av plattform för er internkommunikation. Vi förstår att olika typer av företag har olika behov och kravställningar och tar det i beaktning i vad vi rekommenderar er. 

Vill du lära dig mer om hur olika digitaliseringstjänster ökar er verksamhetsnytta och gör er mer konkurrenskraftiga? Läs då vårt whitepaper nedan.

Läs checklista om automatiserade processer