Veien mot et kostnadseffektivt IT-miljø

IT-ansvarlige har ofte ansvaret for å finne en balanse mellom kostnader og grunnleggende infrastruktur. Ettersom stadig flere bedrifter begynner å satse på digital transformasjon, har denne oppgaven blitt stadig mer komplisert. Nå må de IT-ansvarlige også sørge for at det finnes støtte for nye digitale initiativer, sikre lisenser, integrere ny maskinvare og programvare samt skape effektive prosesser for teknologien. Da er det lett å miste kontrollen over kostnadene. 

Hvordan skaper man så et kostnadseffektivt IT-miljø? Her følger et par tips fra våre eksperter.

Identifiser deres nøkkeltall
Nøkkeltall, som kommer fra det engelske Key Performance Indicator, er et begrep som brukes for å måle hvor bra en bedrift presterer. Mange nystartede bedrifter, og også bedrifter som har vært lønnsomme i lang tid, har dårlig, eller ingen, oppfatning om sine nøkkeltall. Det innebærer ikke at de har hatt flaks fordi de har lykkes godt på markedet, men sjansen til å lykkes er større hvis man vet hvordan fremgang ser ut og hvilke mål bedriften har.

Hvis dere måler noe, har dere per definisjon valgt å fokusere på det. Det samme gjelder for deres IT-kostnader. Hvis dere ikke har full kontroll på hvordan et effektivt IT-miljø ser ut, blir det ofte mange omveier og store utgifter før dere når dit dere vil. 

Identifiser nøkkeltallene for deres IT-miljø for å sikre at hele organisasjonen jobber mot ett og samme mål.

Sørg for at dere løser rett problem
Det er viktig å forstå hva det faktisk er dere prøver å løse med deres IT-satsinger. Det høres kanskje intuitivt ut å investere i nye systemer når de ansatte stadig klager på at støttesystemene er trege. Uten en ordentlig problemanalyse kan det imidlertid vise seg at det var noe annet, bakenforliggende, som førte til at støttesystemene var trege, f.eks. at dere ikke har oppgradert systemene på lenge.

Dere har sikkert opplevd at en av deres prosesser har fungert utmerket i lengre tid, men at den har sluttet å fungere like bra i takt med at bedriften har vokst. Uforutsigbare mangler i IT-miljøet kan føre til at det koster mer enn det må. Sørg for at dere identifiserer deres problemer korrekt, ellers blir det vanskelig å skape effektive løsninger.

Standardiser, forenkle og automatiser prosesser
Å ha tydelige protokoller for deres IT-miljø med automatiserte prosesser innebærer at dere i lengden bruker mindre på IT. Et automatisert IT-miljø innebærer at deres ansatte bruker mindre tid på oppgaver som å legge inn data i Excel-ark og matche fakturaer mot bestillinger. 

En kostnadstyv som ofte havner litt i skyggen, er menneskelige feil som gang på gang forårsaker driftsstanser og flaskehalser i IT-miljøet. Det er veldig vanskelig å fatte smarte økonomiske beslutninger hvis dere ikke kan stole på at deres prosesser fungerer som de skal. Med automatiserte prosesser har dere alltid kontroll på at deres prosesser går fra punkt A til punkt B, noe som innebærer at deres investeringer i IT-miljøet blir mer konsekvente.

Bruk de verktøyene dere har foran dere
Se dere rundt, det kan hende at dere allerede har den teknologien eller infrastrukturen dere trenger, selv om den må omarbeides på en smart måte. Kostnadseffektive bedrifter er ofte kreative når det gjelder tekniske løsninger. 

Et problem som f.eks. ofte oppstår, er at dere har altfor mange programvarelisenser. Mange bedrifter har Office 365-katalogen og har derfor tilgang til SharePoint, men bruker kanskje likevel Asana, Igloo eller lignende verktøy. Det betyr at dere betaler to ganger for samme funksjon. Utnytt deres lisenser fullt ut og kvitt dere med det dere ikke behøver, selv om det medfører en viss overgangsperiode.

Skap et mer kostnadseffektiv IT-miljø
Å følge disse rådene kan anses som det første trinnet mot et mer kostnadseffektivt IT-miljø. Hvis dere lykkes med å identifisere hvordan et kostnadseffektivt IT-miljø ser ut, hva som faktisk er årsakene til de problemene dere prøver å løse og hvis dere lykkes med å automatisere og standardisere prosesser samtidig som dere ikke kjøper flere lisenser enn det dere trenger, er dere på god vei mot et mer kostnadseffektivt IT-miljø.

Ta kontakt med oss, så snakker vi mer om deres IT-miljø!

Ønsker du å kontakte oss?

Vi elsker kundedialoger og utfordringer. Ta kontakt med oss, så hjelper vi deg!