HjemSlik får du fjernarbeid til å fungere for dine medarbeidere

Share on social media

Slik får du fjernarbeid til å fungere for dine medarbeidere

Med dagens teknologi er det både mulig og enkelt å flytte arbeidsplassen hjem for mennesker som må jobbe hjemmefra. Åtte av ti svensker oppgir at de kan utføre deler av sine arbeidsoppgaver fra et skrivebord hvor som helst – og halvparten jobber allerede regelmessig hjemme hver måned.

I takt med at synet på arbeidsplassens betydning har endret seg, har også aksepten for å jobbe hjemmefra økt. De som tror at medarbeiderne driver dank når de jobber hjemme, må tro om igjen. Flere studier viser nemlig at fjernarbeid gir mer produktive og effektive medarbeidere.

Fleksibilitet står høyt på ønskelisten
Kanskje har bevisene for de positive effektene hos ansatte som kan jobbe både på kontoret og hjemme, bidratt til at stadig flere svensker vil ha mulighet til å gjøre deler av jobben sin hjemmefra. En undersøkelse som Aviva publiserte i 2017, viste at hele 63 prosent av de spurte mente at fleksibelt arbeid øker lojaliteten til arbeidsgiveren. Derfor blir det spesielt viktig for mange virksomheter å tilby fjernarbeid for å være ettertraktede som arbeidsgivere.

5 tips for å få dine medarbeidere til å jobbe effektivt hjemmefra
For å la virksomheten forbli effektiv og få det interne samarbeidet til å fungere godt ved fjernarbeid, er det smart å sette opp visse rutiner og sørge for at dere bruker de rette verktøyene. Nedenfor følger fem tips som du kan bruke i din bedrift for å få fjernarbeid til å fungere bedre for dine medarbeidere:

1. Sørg for at virksomheten har de rette verktøyene
Dette er alfa og omega for alle bedrifter som vil gi mulighet til fjernarbeid. Det aller viktigste er å sørge for at dere har et godt kommunikasjons- og samarbeidsverktøy. I dag finnes det flere kommunikasjonstjenester som tilbyr online-møter, chatter og annen informasjonsutveksling. Visse av dem er gratis, men det er viktig å vite at i de tjenestene kan man vanligvis bare lagre et visst antall meldinger eller så har de en grense for antallet brukere. I lengden er det alltid verdt å investere i et godt kommunikasjonsverktøy for å unngå at informasjon forsvinner.

Når dere velger samarbeidsverktøy, er det smart å sørge for at det fungerer sammen med det kommunikasjonsverktøyet dere har valgt. Det gjør at dere skjærer ned på antallet programmer dere bruker og dermed blir det enklere for medarbeiderne å arbeide effektivt. Hvis dere f.eks. allerede bruker Office 365, blir kommunikasjonsverktøyet Teams det naturlige valget. Teams kan også brukes som samarbeidsverktøy ettersom man der direkte kan bruke og dele Office-filer for å samarbeide. Her kan du lese mer om 4 digitale verktøy som gjør din virksomhet mer effektiv.

2. Jobb sikkert og bruk VPN
I dag er det langt fra sikkert å koble seg til ulike trådløse nettverk fordi det medfører fare for at uvedkommende får tilgang til dine data og din informasjon. For å unngå dette og jobbe sikkert eksternt anbefaler vi at dere bruker VPN (Virtual Private Network).

VPN er en teknologi for å opprette en sikker og kryptert forbindelse over nettet. Det bidrar til å sikre at sensitive data overføres på en sikker måte og forhindrer at ikke-autoriserte personer får tilgang til trafikken. Ett tips er å aldri koble deg opp på ukjente WiFi-nettverk, da er det bedre å bruke internett fra mobilen. Sørg også for at bedriften har tilstrekkelig kapasitet til å håndtere mange hjemmearbeidende medarbeidere samtidig og at alle har en bra internett-forbindelse slik at det er mulig å arbeide effektivt.

3. Sørg for å en tydelig struktur og klare frister
Med fjernarbeid kan det føles vanskelig å ha kontroll på hvordan oppgaver er fordelt samt statusen på disse. Med de rette verktøyene kan du sette klare frister for å se hva dine kolleger gjør og hvor langt de har kommet i prosjektet de arbeider med. Slike verktøy gjør at det blir lettere for beslutningstakere og ledere å planlegge, måle fremskritt og få et godt overblikk over hvordan arbeidsbelastningen ser ut. Eksempler på tjenester for dette er: Microsoft Planner, Trello og Asana.

4. Bestem felles arbeidstider og bruk delte kalendere
Selv om man arbeider hjemmefra, er det viktig for mange å ha tydelige rutiner og struktur. På de fleste arbeidsplasser er det utrolig viktig med godt samarbeid og kommunikasjon. Så selv om dere har fleksitid, er det smart å fastsette visse timer da alle skal være tilgjengelige.
Når man sitter på samme kontor, ser man enklere om en kollega er tilgjengelig eller ikke, men dette er vanskeligere når man arbeider fra ulike steder. Med verktøy som Exchange Online har du mulighet til å dele kalendere og du kan enkelt se dine kollegers timeplan. Det gjør at det blir lettere å planlegge felles aktiviteter og møter.

5. Bruk videomøter til sosiale aktiviteter
Videomøter er et praktisk verktøy for å ha fjernmøter. Hvis dere har mange medarbeidere som arbeider hjemmefra og kanskje ikke ses så ofte fysisk, er det klokt å holde i gang kommunikasjonen gjennom chatter, videomøter og telefonsamtaler.

Nettopp videomøter er det viktig å ha med jevne mellomrom fordi vi mennesker uttrykker oss mye gjennom kroppsspråk når vi snakker. Dessuten er det ofte hyggeligere å se den man snakker med. Husk også at det å ta en online-kaffe iblant, kan være en god erstatter for den vanlige ettermiddagskaffen!

Finn de rette online-verktøyene for nettopp din bedrift
Med tanke på de mange fordelene som fjernarbeid gir og de utallige konkrete tipsene som finnes for å muliggjøre det på en effektiv måte, er det kanskje fornuftig å overveie om man som arbeidsgiver bør tillate fjernarbeid.

Nordlo veileder deg slik at dere finner de verktøyene som passer for dere og vi utdanner dere i hvordan dere kan bruke dem på beste måte. Ta kontakt med oss, så snakker vi mer om hvordan fjernarbeid kan være fordelaktig for nettopp din bedrift!

Akkurat nå tilbyr vi webseminarer der vi forteller mer om hvordan man kan oppnå et sikkert og effektivt fjernarbeid med Teams som verktøy. Meld deg på ved å klikke på knappen nedenfor.

Delta på vårt webinar om effektivt og sikkert fjernarbeid

Vill du komma i kontakt?

Vi älskar kunddialoger och utmaningar. Hör av dig till oss så hjälper vi dig!