Hva koster deres IT-miljø? 5 tips til hvordan dere kan bruke mindre på IT

De fleste bedrifter kjøper nytt utstyr hvert år og erstatter en av fire datamaskiner på kontoret. Prisen for en ny datamaskin er kanskje ikke all verden for mange bedrifter, men mange glemmer å regne inn den totale kostnaden for datamaskinens levetid og forbruk. Hvordan regner vi ut hvor mye vi bruker på IT, og hvordan kan vi minske våre kostnader? Les videre for å få et par håndfaste tips!

Hva er TCO og hvordan regner vi ut den?
TCO er et amerikansk begrep og en forkortelse for Total Cost of Ownership, det vil si den totale kostnaden for det dere eier. Det er viktig å forstå at en datamaskin eller en skriver koster atskillig mer enn det prislappen antyder, særlig når dere tar beslutninger om deres IT-budsjett. 

Den totale kostnaden for et produkt innbefatter følgende kostnader:

Direkte kostnader:

  • Maskinvare og programvare
    Innbefatter: Produktet, systemet eller tjenesten dere kjøper, dvs. lisenser, abonnementer, SLA-avtaler, garantier, installasjon osv.
    Regn ut kostnaden: Finn frem alle fakturaer, bestillinger og opplysninger som har med maskin- og programvare å gjøre fra de seneste tre årene. Del de totale kostnadene på tre. Dere bør også ta hensyn til teknologiens verditap over tid.
  • Drift
    Innbefatter: Alt som har med deres drift å gjøre. De fleste bedrifter leier inn teknisk support og vedlikehold av IT-miljøet. Inkludert alt som har med support, hjemmeside, helpdesk, lønn, abonnementer og andre avtaler som har med deres IT-miljø å gjøre.
    Regn ut kostnaden: Hvis dere samarbeider med en IT-leverandør, samler dere alle fakturaer fra dem de seneste tre årene og deler deretter totalsummen på tre. Hvis dere ikke har en IT-leverandør, f.eks. hvis dere har en liten bedrift eller har teknisk kompetent personale som tar hånd om driften, kan dere prøve å anslå antallet timer den eller de aktuelle personene bruker på drift for å se hvor mye det koster bedriften.
  • Administrasjon
    Innbefatter: Økonomi, HR, administrasjon, kostnader for innkjøp fra eksterne leverandører og for å utdanne eget personale i IT.
    Regn ut kostnaden: Uansett om dere har en intern IT-avdeling eller om dere samarbeider med eksterne leverandører, er det fortsatt noen som bruker tid på å utdanne personalet, kjøpe inn ekstern hjelp og håndtere avtaler og relasjoner. Anslå hvor mye tid det tar for å se hvor mye det koster bedriften.

Indirekte kostnader:

  • Bruk
    Innbefatter: Dårlig produktivitet på grunn av sviktende IT-miljø, uansett om det handler om tid som brukes på å prøve å løse problemet selv eller manglende effektivitet på grunn av brukere som anvender teknologien på feil måte.
    Regn ut kostnaden: Dette er den vanskeligste utgiftskategorien å beregne og ofte er det en stor kostnadstyv. Mange prøver å løse sine tekniske problemer selv i stedet for å betale for dyr support. Selv om det ikke er en perfekt metode, kan dere prøve å anslå det antallet timer deres ansatte bruker på tekniske problemer og deretter multiplisere det med en gjennomsnittlig timelønn. Det kreves kanskje mye arbeid for å få frem det faktiske tallet for hvor mye tid som brukes på tekniske problemer, men prøv å være så omfattende som mulig når dere utfører beregningen.
  • Driftsstans
    Innbefatter: Produktivitet og inntekter som går tapt på grunn av servere som er nede, datamaskiner som har sluttet å fungere, internett-tilkobling som svikter, osv.
    Regn ut kostnaden: Anslå det antallet timer dere ikke kan jobbe pga. et sviktende IT-miljø og multipliser det med en gjennomsnittlig timelønn.

Mange tror at de direkte kostnadene bare inkluderer selve kjøpet, men det er som regel ikke tilfellet. Ifølge forskning fra Gartner utgjør den faktiske prislappen bare 20 % av den totale kostnaden, TCO. Mesteparten av kostnaden utgjøres av vedlikehold, teknisk support og arbeidskostnader. De fleste bedrifter har ikke den ekspertisen som kreves for å håndtere sitt IT-miljø, noe som innebærer at de stadig betaler for nye konfigurasjoner og vedlikehold.

For å få et mest mulig effektivt og prisgunstig IT-miljø er det derfor viktig at dere får kontroll over de totale kostnadene (TCO) og begynner å jobbe med å redusere dem.

Tips for å minske kostnadene
Dere bruker antakeligvis mer på IT enn dere tror og når dere har regnet ut det faktiske tallet, viser det seg sikkert at dere bruker mer penger enn det dere egentlig vil. Tall fra Gartner viser f.eks. at en ordinær datamaskin på kontoret som ikke blir tatt ordentlig vare på, koster mer enn kr 40 000 per år. Dette er kostnader som stiger til over 70 000 hvis man regner med nettverkskostnader, brannmurer, lagring, servere, rutere og internett-tilkobling per datamaskin.

Her følger fem tips for å minske budsjettposten for IT:

  1. Regn ut deres nåværende IT-kostnader slik at dere får bedre kontroll på kostnadene og kan begynne å utarbeide en plan for å minske unødvendige utgifter på området.

  2. Reduser antallet redundant teknologi ved å bruke færre systemer og inkorporere plattformer eller systemnettverk som kan ta hånd om de samme arbeidsoppgavene på en mer effektiv måte.

  3. Skaff dere en ordentlig beskyttelse mot virus og andre trusler, særlig hvis om det ifølge deres utregninger har vist seg å være kostbart for dere tidligere.

  4. Hvis dere ikke samarbeider med en IT-leverandør, er det trolig en smart investering å begynne å gjøre det i et langsiktig perspektiv.

  5. Sørg for å utdanne deres ansatte i deres systemer, prosesser og det utstyret dere har, slik at de ikke sitter fast med problemer som de ikke er kapable til å løse.

Vi håper at våre tips vil gjøre det enklere for dere å regne ut deres TCO og redusere IT-kostnadene fremover. Ta gjerne kontakt med oss hvis dere vil prate mer om deres IT-miljø eller hvis dere leter etter en IT-leverandør!

Ønsker du å kontakte oss?

Vi elsker kundedialoger og utfordringer. Ta kontakt med oss, så hjelper vi deg!