HjemGjør møter mer produktive med digitale hjelpemidler

Share on social media

Gjør møter mer produktive med digitale hjelpemidler

Møter er en stor del av menneskers arbeidsdager og skjer oftest ved at man treffes fysisk, men kan også skje via telefonsamtale, chat eller video. Det blir stadig vanligere med digitale møter nå som nye arbeidsmåter og verktøy muliggjør det. Men er de møtene vi har i dag effektive? Ifølge Atlassians artikkel You waste a lot of time at work viser det seg at møtene våre ikke er spesielt effektive.

Det finnes noen enkle ting man kan gjøre for å effektivisere både sine egne og medarbeidernes møter. Innledningsvis får du fem generelle tips for å skape og holde mer effektive møter. Deretter presenterer vi også noen digitale verktøy som øker effektiviteten, kvaliteten og effekten av møtene.

1. Sørg for å ha et mål med hvert møte
Hvis dere ikke har et bestemt mål med møtet, er det stor fare for at det vandrer av gårde i feil retning eller at møtet må gjentas i løpet av kort tid. Det kan også føre til at deltakerne opplever at møtet var bortkastet tid. Sørg derfor for at du har et mål med møtet før du sender ut en innkallelse, for å sikre at du virkelig oppnår målet.

2. Ha en agenda
En agenda er knyttet til møtets mål og hensikten er å få deltakerne til å holde fokus på emneområdet. En agenda kan også brukes som en forberedelse for deltakerne og bør da sendes ut i god tid før møtet. På den måten vet deltakerne hva som skal behandles og om de trenger å forberede noe.

3. Før møtereferat eller protokoll
Som møtedeltaker har man et eget ansvar for å være konsentrert og delta i møtet. Men selv om man er det, kan det være lett å glemme hva som ble sagt og bestemt på møtet. Derfor er det klokt å ha et møtereferat som beskriver hva som ble behandlet. Har man en tydelig agenda, kan den også anvendes når man skal skrive møtereferatet. Hvis det er et møte der det er viktig at målet og møtereferatet er godt dokumentert, kan det være nødvendig å opprette en formell protokoll. Tenk også på at personer som ikke har mulighet til å delta på møtet, kan ha interesse av å lese møtereferatet.

4. Avslutt møtet med en oppsummering
På slutten av møtet er det viktig å oppsummere det som er notert under møtets gang og sikre at alle er enige om at det stemmer med alles oppfatning av hva man har snakket om og besluttet.

5. Møtetid
Et møte bør ikke være for langt. I en test som Microsoft i Japan utførte på sitt kontor, prøvde man å korte ned lengden på møter til maksimalt 30 minutter for å se hvordan det påvirket effektiviteten. Testen viste seg å være vellykket og økte medarbeidernes effektivitet med 40 prosent. Det er en tydelig indikasjon på at kortere møter gjør det lettere å holde seg til agendaen i stedet for at det glir ut og man begynner å snakke om andre ting.

Hvordan kan digitale verktøy forbedre møter?
Grunnen er den samme uansett om du velger å ha fysiske møter eller digitale møter, men dersom du bruker digitale verktøy, finnes det store muligheter til å øke effektiviteten, kvaliteten og effekten av møtet. Microsoft skriver i sitt innlegg Slik ser det moderne møtet ut at det er viktig for bedrifter og deres ansatte å integrere både digital og fysisk teknologi når man holder møter.

Gjør det enklere å planlegge og avtale møter
Det finnes flere typer programvare (Software as a Service) som gjør det enklere å avtale og planlegge møter. Med Microsoft Outlook kan du se alle møtedeltakeres kalendere og dermed finne et egnet tidspunkt for møtet uten å måtte kontakte hver person. Det gjør at du sparer mye tid. Før møtet får møtedeltakerne dessuten meldinger på sine oppkoblede enheter som informerer om agenda og møtested.

Bruk digitale verktøy til møtereferatet
Hvis du vil gjøre det mer effektivt å skrive møtereferater, kan et program som OneNote være et alternativ. Der kan samtlige deltakere åpne en delt notatblokk der alle kan se møtereferatene og om ønskelig eksportere dem til et passende format.

For et videomøte kan man ”ta referat” ved å spille det inn. Her kan det være en fordel å få inn hele konteksten og forklaringer til noterte punkter eller PowerPoint-presentasjoner som deltakerne får tilgang til etter møtet. Dermed blir ”møtereferatet” også lettere tilgjengelig for de som ikke hadde mulighet til å delta på møtet.

Med videomøter kan flere delta
Det blir stadig vanligere å holde møter via video. Én fordel med det er at flere kan delta uten at de må reise, og undersøkelser viser at allerede i dag har 25 prosent av alle møter minst én deltaker som medvirker via videolenke. Nordlo anbefaler Microsoft Teams som et verktøy til dette ettersom det er en velprøvd og sikker tjeneste.

Det blir enklere å dele dokumenter
Når du jobber digitalt, er det enklere å dele dokumenter og arbeide med disse i sanntid under møtet. Med denne muligheten trenger man ikke å sende rundt et dokument og revidere det, noe som ellers kan kreve unødig mye tid. Ved å arbeide i samme dokument unngår man dessuten at dokumentet sendes rundt og blir til ulike kopier.

Bruk digitale tavler
Med digitale tavler kan man enkelt dele og tegne ideer, skisser og annet som man vil illustrere. Disse kan deles i sanntid mellom alle deltakere slik at alle har mulighet til å skrive på og lese tavlen. Det gjelder også selv om man ikke er fysisk til stede.

Øk deltakelsen med digitale responssystemer
Dersom man ønsker å få respons på hva deltakerne mener i en bestemt sak, under selve møtet, kan det være nyttig å bruke et verktøy som Mentimeter. Verktøyet fungerer slik at deltakerne kan bruke sine respektive enheter for å svare på spørsmål og komme med innspill. Administratoren av verktøyet velger deretter å presentere resultatene omgående eller å samle dem inn for senere behandling. I tillegg til at man samler inn informasjon, kan dette også øke engasjementet under selve møtet.

Som du ser finnes det mange ulike typer digitale verktøy for å effektivisere møter. Vil du vite mer om hvordan du kan skape mer effektive møter? Ta kontakt med meg, så utfører vi en analyse av hva din bedrift trenger.

Guide: Hvordan skape et effektivt IT-miljø  

 

Profilbild på Kristofer Lund

Kristofer Lund
kristofer.lund@nordlo.com
Produktivitetskonsult
Nordlo i Jönköping

 

Vill du komma i kontakt?

Vi älskar kunddialoger och utmaningar. Hör av dig till oss så hjälper vi dig!