6 trinn mot en vellykket digital transformasjon
For et par år siden var digitalisere et moteord. I dag er det et must for alle bedrifter som vil vokse og være relevante i fremtiden. I dette innlegget kommer vi til å snakke om seks trinn som deres virksomhet kan gjennomføre for å oppnå en vellykket digital transformasjon.
Trinn 1: Innsikten om at digitaliseringen har potensial til å øke bedriftens verdi
Digitalisering i seg selv genererer ikke inntekter, men den skaper mange muligheter for virksomheten. Trinn én er å innse fordelene og å ha dem som målbilde under arbeidet med digitaliseringen. Her er et par av disse fordelene:
-
Bedre kundeopplevelse
Alt som har med teknologi, sosiale medier og apper å gjøre, har et felles grunnlag – veien til å gjøre livet enklere. Deres kunder vil at det skal være lett å bruke deres produkter og tjenester, og deres oppgave er å hjelpe dem med det. -
Bedre databaserte beslutninger
En digitalisert virksomhet har bedre grunnlag for å fatte korrekte beslutninger. Det finnes to ting som alle bedrifter bryr seg om: kostnader og inntekter. Begge disse faktorene påvirkes kraftig av digitaliserte prosesser. -
Bedre samarbeid mellom avdelingene
Endringer er ikke helt enkle. Tanken på en massiv digital transformasjon kan være skremmende for både ansatte og ledelse. Den digitale transformasjonen er en utmerket anledning til å få alle i virksomheten til å jobbe mot et felles mål.
Trinn 2: Se over alle deres nåværende prosesser
Det viktigste trinnet mot en vellykket digitalisering er å ha full kontroll på deres nåværende prosesser, også de som ikke er offisielle. I store bedrifter, men også mellomstore, hender det ofte at prosesser ikke dokumenteres ordentlig, og hvis de er blitt dokumentert, stemmer de som regel ikke med virkeligheten.
Dette trinnet handler derfor om å se over virksomhetens prosesser og dokumentere hva digitaliseringen innebærer for dem.
Trinn 3: Se over beslutningsstrukturer (og skap eventuelt nye)
Digitale forretningsmodeller krever ofte andre typer beslutningstakere enn analoge forretningsmodeller. Det er viktig at digitale innovasjoner ikke stopper opp i byråkratiske prosesser og at disse prosessene ikke betraktes som motstandere av deres nåværende prosesser. Dette er en ypperlig anledning til å se over deres beslutningsstrukturer og se om det er mulig å gjøre endringer.
Trinn 4: Identifiser en prosess som dere vil starte med
Å gjøre alt på en gang blir fort forvirrende for deres ansatte og ender ofte med et mislykket digitaliseringsprosjekt.
Begynn i stedet med én prosess. Noter fordeler, ulemper og utfordringer med denne prosessen og fortsett deretter til neste. Det er viktig å velge en prosess som ikke har for stor kompleksitet og som kan digitaliseres relativt enkelt (selv om det tar litt tid). De prosessene som krever mest arbeid, er ikke alltid de som dere tjener mest på å digitalisere.
En god prosess å begynne med, er f.eks. en prosess som involverer mye papirarbeid. Dere kan begynne med å konvertere alle deres fysiske dokumenter som har med data å gjøre, til et digitalt format. Samtidig kan dere beslutte at dere fra og med en viss dato ikke lenger kommer til å opprette nye papirbaserte dokumenter. Det kan handle om fakturaer, leveranser, avtaler osv.
Når alt papirarbeid er digitalt i stedet for fysisk, kan dere på en betydelig enklere måte bruke de store datamengdene som tidligere lå gjemt i papirhauger. Det fine med det digitale, er at det kan brukes via automatisering, noe som i klarspråk innebærer at dere nå kan generere rapporter og skape beslutningsunderlag med de dataene dere har (og alltid har hatt).
Trinn 5: Lag regler og forbered deres ansatte på en endringsreise
Man kan si mye om hvordan man arbeider effektivt med endringer. Det største hindringen for effektive endringer er nettopp mennesker, og da mener vi naturligvis ikke at deres ansatte skal betraktes som fiender av omstillinger. Det er bare et faktum at mennesker som regel ikke er så glade i forandringer.
Heldigvis finnes det et par modeller som dere kan benytte dere av for å gjennomføre deres endringer så effektivt som mulig. En slik modell som ofte brukes på små og mellomstore bedrifter, er McKinseys 7 trinn. Modellen er perfekt når du vet at noe må endres (fra analogt til digitalt), men når du ikke er helt sikker på hva det er, dvs. hvordan deres prosesser skal endres.
Trinn 6: Innled arbeidet med deres digitale transformasjon
Dere har nå innsett verdien av digitaliseringen, sett over deres nåværende prosesser for å identifisere hvor endringer først bør gjøres, sett over deres beslutningsstrukturer, identifisert hvilken prosess dere skal begynne med og tatt hensyn til den menneskelige bestanddelen som arbeidet med endringer innebærer. Da gjenstår det bare å sette i gang.
Først begynner dere detaljert å kartlegge den prosessen som dere har valgt, identifisere mulige flaskehalser i prosessen og avgjøre hvilke forbedringer dere kan gjøre. Etter det lager dere en detaljert plan som involverer kostnader, personale, utstyr og så videre. Når det er gjort, har dere alle forutsetninger for en vellykket digital transformasjon. Det eneste som gjenstår, er å finne en partner som dere kan stole på.
Deres digitale fremtid er nå
Arbeidet med deres digitale transformasjon har nå bare så vidt begynt. Sørg for at dere fortsetter å jobbe med deres prosesser og å identifisere nye prosesser som bør digitaliseres. Det blir ofte betydelig enklere å gjøre det etter at dere har begynt å se effektene av deres digitaliseringsarbeid.
Ta gjerne kontakt med oss i Nordlo hvis dere har spørsmål om hvordan man setter i gang med digitaliseringsreisen, og hvis dere trenger hjelp med deres prosesser.