Kom i gang med arbeidet med digital avtalehåndtering
Å ikke ha full kontroll på organisasjonens avtaler, kan bli tidkrevende og kostbart. Men ved å gå over til digital avtalehåndtering øker dere kontrollen og unngår konsekvensene. Overgangen til digital avtalehåndtering trenger ikke å bli komplisert, og som oftest er det mulig å integrere det direkte i de eksisterende IT-systemene.
Behovet for å digitalisere avtaler består ikke bare av å fjerne papirkopier og -dokumenter. Med automatiske flyter frigjør man også tid og minsker personavhengigheten. Hos mange bedrifter finnes det ingen konsekvent håndtering av avtaler. Det innebærer at avtaler kan forsvinne når en medarbeider slutter, fornyelser og oppsigelser av avtaler kan bli glemt eller at ulike enheter i organisasjonen håndterer avtaler på ulike måter.
Nedenfor viser vi hvordan man kan komme i gang med arbeidet med digital avtalehåndtering samt noen viktige aspekter som man må ta hensyn til ved valg av digital avtalehåndtering:
Sikre at dere får rett støtte for ulike typer avtaler
Støtter det systemet dere ser på ulike typer avtaler og kan det håndtere så vel leverandør- og kundeavtaler som ansettelsesavtaler? For å få med seg organisasjonen på å begynne å arbeide mer datadrevet, er det en fordel å benytte en felles avtaleløsning der ulike deler av organisasjonen har tilgang til samme bibliotek, men med mulighet til tilgangskontroll. Ytterligere et aspekt å ta hensyn til, er om dere allerede benytter dere av en tjeneste som støtter filbehandling, f.eks. Microsoft 365-suiten med SharePoint som filbibliotek i skyen.
Hvis man skal kunne finne raskt frem blant avtalene, er det en fordel om de også kan kategoriseres og tagges med spesifikk avtaleinformasjon.
Kontroller tilgangen med rettigheter
Hvem i deres organisasjon skal ha tilgang til avtalene? Det er en stor fordel å bruke et system for avtalehåndtering som støtter tilgangsrettigheter. Da kan man skape automatiske flyter med påminnelser til personer i organisasjonen. Eller hvis man vil kunne begrense tilgangen til sensitive dokumenter, f.eks. leverandøravtaler eller avtaler med personopplysninger som ikke skal være tilgjengelige for alle.
Spar tid med automatisering og flyter
Å kunne skape automatiske flyter, er en av de store fordelene med å digitalisere avtaler. Da kan man være trygg på at man får påminnelser i god tid før en avtale skal fornyes eller sies opp, og dermed kan bedriften spare både tid og penger. Fleksibilitet til selv å velge når og hvem som skal få påminnelser og hvordan avtaler for fornyelse presenteres visuelt i filbehandlingen, er et par av faktorene som påvirker valget av avtalehåndteringssystem.
OCR-tolkning og skanning av dokumenter
Virksomheter som fortsatt mottar avtaler i papirform, kan spare mye tid ved å skanne dokumenter direkte inn i filbiblioteket. Det reduserer også betydelig risikoen for at avtaler blir liggende i en haug på grunn av den ekstra administrasjonstiden som kreves. I stedet for å skanne inn en avtale i en skriver, sende den til sin e-post, lagre den lokalt på datamaskinen og siden laste den opp i avtalesystemet, kan man laste den opp direkte til systemet fra skanneren eller mobiltelefonen. Det blir altså mindre komplisert, samtidig som det går raskere.
Ha tilgang, også utenfor kontoret
Noe som er blitt enda mer aktuelt i og med vårt økte fjernarbeid i Norden, er å kunne nå og håndtere avtaler på distanse og ikke måtte befinne seg på kontoret for å kunne utføre sitt arbeid. Et søkbart bibliotek der man lett får tilgang til avtalene i skyen, innebærer at arbeidet også kan utføres på distanse.
Hvis vi oppsummerer, så er det å automatisere avtalehåndtering og -flyter noe som forenkler administrasjonen og frigjør tid for medarbeiderne, samtidig som bedriften har full kontroll over sine avtaler.
Vil du vite mer om hvordan automatisert avtalehåndtering i skyen kan se ut? Eller hvilken type avtalehåndtering som passer best for deres virksomhet? Kontakt oss, så avtaler vi en demo og tar en prat om hvordan dere kan komme i gang med arbeidet med digital avtalehåndtering.
