HjemAutomatiser deres onboarding-prosess i skyen

Automatiser deres onboarding-prosess i skyen

I de seneste rapportene fra Gartner oppgir 90 prosent av HR-ledere at deres ansatte kommer til å få mulighet til å arbeide hjemmefra også når en covid-19-vaksine er bredt tilgjengelig for alle. Og flere mener at fremover kommer medarbeidere i yrker som tidligere ikke har hatt mulighet til fjernarbeid, også til å kunne arbeide på andre steder enn kontoret. For bedrifter innebærer forandringen at blant annet HR-prosesser, som i dag vanligvis håndteres på kontoret, må digitaliseres til en viss grad for å kunne oppfylle de nye behovene.

Å digitalisere prosesser, f.eks. onboarding av nye medarbeidere, behøver nødvendigvis ikke å bli en tung jobb for HR-ansvarlige. I tillegg til at selve arbeidet kan automatiseres når det håndteres digitalt, skapes det også muligheter til å gjennomføre onboarding for medarbeidere som befinner seg på et annet sted. Noe som i sin tur fører til at mange tjenester som tidligere har vært stedsbundne, ikke lenger trenger å være det.

Og tvert imot av hva man kan tro, så kreves det verken dyre systemer eller avanserte applikasjoner for å begynne å automatisere onboarding-prosesser. Det kan håndteres i vanlige virksomhetssystemer som man finner i ulike typer plattformer, f.eks. i Microsoft 365.

Les også: Nordlos digitaliseringstjenester

Slik fungerer automatiserte prosesser for onboarding

”En vanlig utfordring hos kunder som jeg treffer, er å eliminere den manuelle håndteringen i behandlingen av nye medarbeidere. Det kan være alt fra at det skal fattes en beslutning i ledelsen om rekrutteringsbehov til å sørge for at en nyansatt får rett utstyr, lisenser eller en introduksjon den første dagen på arbeidsplassen”, sier Viktor Gustavsson, digital virksomhetscoach i Nordlo.

”I samarbeidet med kunden utarbeider vi en flyt som viser alle trinn i en onboarding-prosess. Deretter går vi gjennom hvordan vi kan digitalisere og automatisere de ulike trinnene for å fjerne den manuelle håndteringen. Vi kan f.eks. legge inn automatiske påminnelser som samtidig tar hensyn til GDPR og sensitive personopplysninger som ikke skal sendes via mail.”

Faktum er at det i de fleste tilfeller allerede finnes muligheter i virksomheters eksisterende applikasjoner til å skape flyter som forenkler hverdagen og minsker administrasjonen for HR-avdelingen.

Forbered nye medarbeidere med digital onboarding

I tillegg til at det stilles krav til deg som HR-ansvarlig eller leder om å gjennomføre onboarding av nye medarbeidere på distanse, finnes det også krav om en godt forberedt introduksjonsprosess. Der bestillinger av kontoer, informasjonsmateriell og annet må håndteres effektivt. Ved hjelp av automatiserte flyter trenger man ikke å utarbeide fysiske dokumenter og prosessen går også mye raskere. Det er altså et område der det finnes mange muligheter til å forenkle gjennom automatisering.

I en undersøkelse utført av Benify ser man at digital onboarding er av høyeste prioritet for alle bedrifter den nærmeste tiden. I løpet av de kommende årene kommer nok de fleste til å ha påbegynt denne typen automatisering for å frigjøre tid for HR-avdelingen og ledere i organisasjonen.

”I vårt samarbeid med kunden sikrer vi at bedriften får en standard for onboarding av medarbeidere som en del av ledelsessystemet. På den måten føler alle seg trygge på hva som forventes av dem i prosessen”, mener Viktor.

Slik kan automatisering av en onboarding-prosess gå til

Visste du at automatiserte prosesser ikke nødvendigvis krever spesielle systemer eller applikasjoner? Som tidligere nevnt er det fullt mulig å bygge inn automatiske flyter direkte i deres eksisterende skytjeneste. En automatisert prosess som bygger på det, kan se slik ut:

  1. Kartlegging av manuell prosess.
  2. Digitalisering av dokumenter og avtalehåndtering.
  3. Opprette automatiske flyter for å frigjøre tid for HR.

 

Resultatet av en automatisert onboarding-prosess blir at det frigjøres tid for HR-avdelingen samtidig som onboarding-prosessen blir tydeligere og enklere å følge for alle involverte. Det gjøres ved at øvrige i organisasjonen som er involverte i onboardingen, automatisk får påminnelser for å unngå at man glemmer ulike trinn i prosessen.

Men den aller største fordelen med en automatisert onboarding er at førsteinntrykket for den nyansatte blir både profesjonelt og trygt. Samtidig som det blir enklere for dere å håndtere alle momenter knyttet til onboardingen.

Vil du vite mer om hvordan dere drar nytte av automatisering av deres prosesser? Last i så fall ned vårt produktblad nedenfor der vi snakker mer om hvordan Nordlo kan hjelpe dere med det.

Les mer om automatiserte prosesser

Viktor Gustavsson
Digital Verksamhetsutvecklare, Borås
Read more

Les flere innlegg fra Viktor

Automatiser deres onboarding-prosess i skyen

Read more

Vanlige spørsmål om Teams

Read more

Vil du komme i kontakt?

Vi elsker kundedialoger og utfordringer. Ta kontakt med oss, så hjelper vi deg!