Vanliga frågor om Teams
Microsoft Teams är ett av de mest använda samarbetsverktygen för företag, och plattformen växer med användare och nyheter varje dag. När distansmötena blir allt mer förekommande släpper Microsoft också nya funktioner för att underlätta samarbete oavsett var man befinner sig. De nya funktionerna lanseras löpande, och det kan vara en utmaning för användare att hänga med i alla delar av plattformen. Därför har vi sammanställt en guide där vi besvarar de vanligaste frågorna vi får om Teams.
Vilka verktyg ingår i Teams?
Svar: Teams är en samarbetsplattform som innehåller samtliga verktyg för att du och ditt team ska kunna samarbeta effektivt på kontoret eller på distans. Ni kan kommunicera, dela filer, chatta, ha videosamtal eller livesändningar för hela personalen i Teams. Dessutom kan man lägga till och använda andra applikationer ur Microsoft 365-sviten i teamen för att samla allt ni arbetar tillsammans i på samma yta.
Kan man bjuda in externa gäster till ett Team?
Svar: Ja, det går bra att bjuda in externa gäster till ett team. I teamet kommer personens namn visas med texten ”gäst” efter sitt namn.
Break-out rooms, vad är det?
Svar: Break-out rooms är äntligen här! Med Break-out rooms kan man enkelt dela upp deltagarna i ett möte till mindre, temporära grupper. Med fördel kan detta användas vid olika övningar eller workshops där man ska diskutera i mindre team för att sedan gå tillbaka till hela gruppen. För att hitta och använda funktionen behöver du vara presentatör i mötet.
Hur aviseras man om nya meddelanden i Teams?
Svar: Du kan själv välja i dina inställningar hur du vill bli aviserad. Upplever du att det är stressande med vissa notiser kan du välja vilken typ av meddelanden du vill bli aviserad om, vilka teams du vill få notifieringar från samt ställa in ett schema med tysta timmar eller dagar. Alla inställningar hanterar du genom att klicka på bilden med ditt foto längst upp till höger och sedan välja ”Inställningar”. Ta gärna en titt i vår lathund där du får en snabböverblick.
Hur hittar jag hörlurar som är certifierade för Teams? Ofta upplever jag ljudstörningar när jag använder hörlurar.
Svar: De flesta hörlurar fungerar bra, men som frågan lyder kan ljudstörningar uppstå med vissa hörlurar som inte är anpassade till Teams. Det finns ett stort urval på marknaden som är certifierade just för att användas i Teamsmöten och vi guidar dig gärna i valet av rätt produkt. Håller ni många Teamsmöten i mötesrum finns även speciell mötesrumsutrustning som underlättar för er.
Hur gör man för att växla mellan olika appar när man är i presentationsläge?
Svar: Det mest effektiva sättet för att snabbt kunna byta mellan appar när man delar innehåll i Teams är att välja att dela hela sitt skrivbord istället för en specifik app. Det alternativet finns när du väljer delningsikonen. Tänk på att stänga av appar eller notiser som kan störa din presentation innan mötet börjar, som till exempel Outlook.
Hur använder man Whiteboard i Teams?
Svar: Whiteboard är en ganska ny funktion i Teams där du har möjlighet att rita (som på en vanlig whiteboard) eller sätta upp ”post it-lappar” på en digital anslagstavla. Det kan användas till exempel vid workshops eller grupparbeten som sker på distans. Du använder funktionen genom att klicka på delningsikonen och sedan välja ”whiteboard”.
Hur startar man ett snabbmöte i Teams?
Svar: Gå in i fliken Kalender och välj ”Möte nu” uppe i högra hörnet och anslut. På så sätt startas ett nytt möte direkt. För att bjuda in deltagare kan du skriva namnet eller telefonnumret till de du vill bjuda in i rutan under personer längst upp till höger. Markera dem när de visas i listan och få ett samtal direkt.
Du kan också starta ett samtal genom att gå in i fliken Chatt, välja chatten med personen du vill prata och klicka på antingen video- eller samtalsikonen.
Vad är skillnaden mellan ett vanligt Teamsmöte och ett Live Event?
Svar: Live events i Teams är en typ av möte som passar bra vid livesändningar till en stor publik där det blir tydligt vem eller vilka det är som presenterar. Exempelvis ett gemensamt informationsmöte för en hel koncern eller om ni ska arrangera ett webinar för era kunder där ljud och bild enbart ska gå i en riktning.
Vanliga Teamsmöten är till för möten där man vill ha en dialog och kunna dela innehåll eller presentationer med varandra. Helt enkelt möten i digital form.
Ta gärna kontakt med någon av våra produktivitetskonsulter för en genomgång av Live events eftersom verktyget är mer avancerat än vanliga Teamsmöten.
Vill du ha mer hjälp i hur ni kan arbeta effektivare med Teams?
Vill ni arbeta effektivare med verktyget Teams eller anpassa era mötesrum till att fungera bättre för distansmöten? Boka en tid med en av våra experter eller hör av dig till oss med dina frågor, så besvarar vi dem personligen.
För dig som vill lära dig mer om Teams rekommenderar vi att du ser ett av våra webinars där vi går mer djupgående in på funktioner och frågor.
