Vägen mot en kostnadseffektiv IT-miljö
IT-ansvariga har ofta som uppdrag att hitta en balans mellan kostnader och grundläggande infrastruktur. Eftersom allt fler företag börjar satsa på digital transformation har den uppgiften blivit allt mer komplicerad. Nu måste IT-ansvariga även se till att det finns stöd för nya digitala initiativ, säkra licenser, integrera ny hårdvara och mjukvara samt skapa effektiva processer kring teknologin. Det är lätt hänt att kostnaderna springer iväg.
Hur skapar man då en kostnadseffektiv IT-miljö? Här är ett par tips från våra experter.
Identifiera era nyckeltal
Nyckeltal, vilket kommer från engelskans Key Performance Indicator, är ett begrepp som används för att mäta hur bra ett företag presterar. Många nystartade företag, och även företag som har varit lönsamma under en längre tid, har dålig, eller ingen, uppfattning om sina nyckeltal. Det innebär inte att de har haft tur som har lyckats bra på marknaden, men chansen att lyckas är större om man vet hur framgång ser ut och vilka mål företaget har.
Om ni mäter något har ni per definition valt att fokusera på det. Samma sak gäller för era IT-kostnader. Ifall ni inte har full koll på hur en effektiv IT-miljö ser ut blir det ofta många omvägar och stora utgifter innan ni når dit ni vill.
Identifiera era nyckeltal för er IT-miljö för att säkerställa att hela organisationen jobbar mot ett och samma mål.
Se till att ni löser rätt problem
Det är viktigt att förstå vad det faktiskt är som ni försöker lösa med era IT-satsningar. Kanske låter det intuitivt att investera i nya system när era anställda ständigt klagar på att stödsystemen är långsamma. Utan en ordentlig problemanalys kan det dock visa sig att det var något annat, bakomliggande, som orsakade att stödsystemen var långsamma, exempelvis att ni under en lång period har missat uppgraderingar av systemen.
Ni har säkert varit med om att en av era processer har fungerat utmärkt under en längre tid men som i takt med att företaget har växt slutat att fungera lika bra. Oförutsägbara brister i IT-miljön kan leda till att det kostar mer än det måste. Se till att ni identifierar era problem korrekt, annars blir det svårt att skapa effektiva lösningar.
Läs även: Så väljer du rätt IT-leverantör
Standardisera, förenkla och automatisera processer
Att ha tydliga protokoll för er IT-miljö med automatiserade processer innebär att ni i längden spenderar mindre på IT. En automatiserad IT-miljö innebär att era anställda ägnar mindre tid åt uppgifter som att mata in data i Excel-ark och matcha fakturor mot beställningar.
En kostnadstjuv som ofta hamnar lite i skymundan är de mänskliga fel som gång på gång orsakar driftstopp och flaskhalsar i IT-miljön. Det är väldigt svårt att fatta smarta ekonomiska beslut om ni inte kan lita på att era processer fungerar som de ska. Med automatiserade processer har ni alltid koll på att era processer går från punkt A till punkt B, vilket innebär att era investeringar i er IT-miljö blir mer konsekventa.
Använd de verktyg som ni har framför er
Se er om, det kan hända att ni redan har den teknik eller infrastruktur ni behöver sedan tidigare, även om den behöver omarbetas på ett smart sätt. Kostnadseffektiva företag är ofta kreativa när det kommer till tekniska lösningar.
Ett problem som exempelvis ofta uppstår är att antalet mjukvarulicenser blir alldeles för många. Många företag har Office 365-katalogen och har därför tillgång till SharePoint, men använder kanske ändå Asana, Igloo eller liknande verktyg. På så sätt betalar ni två gånger för en funktion. Använd era licenser till fullo och gör er av med sådant som ni inte behöver, även om det leder till att en viss övergångsperiod.
Skapa en mer kostnadseffektiv IT-miljö
Att följa dessa råd kan ses som steg 1 mot en mer kostnadseffektiv IT-miljö. Om ni lyckas identifiera hur en kostnadseffektiv IT-miljö ser ut, vad de problem som ni försöker lösa faktiskt har för orsak och ifall ni lyckas automatisera och standardisera processer samtidigt som ni inte köper på er fler licenser än vad ni behöver, är ni på god väg mot en mer kostnadseffektiv IT-miljö.