Vad kostar er IT-miljö? 5 tips hur ni kan spendera mindre på IT-kostnader

Majoriteten av alla företag köper varje år ny utrustning och ersätter en av fyra datorer på kontoret. Medan priset på en ny dator för många företag inte sticker ut nämnvärt, glömmer många att räkna in den totala kostnaden för datorns livstid och förbrukning. Hur räknar vi ut hur mycket vi spenderar på IT, och hur kan vi minska våra kostnader? Läs vidare för ett par handfasta tips!

Vad är TCO och hur räknar vi ut den?

TCO är ett amerikanskt begrepp och är en förkortning för Total Cost of Ownership, det vill säga den totala kostnaden för det ni äger. Det är viktigt att förstå att en dator eller en skrivare kostar betydligt mer än vad prislappen antyder, framförallt när ni fattar beslut om och er IT-budget. Den totala kostnaden för en produkt innefattar följande kostnader:

Direkta kostnader:

1. Hårdvara och mjukvara

Innefattar: Produkten, systemet eller tjänsten ni köper, d.v.s. licenser, prenumerationer, SLA-avtal, garantier, installation, etc.

Räkna ut kostnad: Leta reda på alla fakturor, beställningar och uppgifter som har med hård- och mjukvara att göra från de senaste tre åren. Dela de totala kostnaderna på tre. Ni bör även ha minskningen i värde över tid för teknologi i åtanke.

2. Drift

Innefattar: Allt som har med er drift att göra. De flesta företag hyr in teknisk support och underhåll av IT-miljön. Räkna in allt som har med support, hemsida, helpdesk, löner, prenumerationer och andra avtal som har med er IT-miljö att göra.

Räkna ut kostnad: Ifall ni samarbetar med en IT-leverantör samlar ni alla fakturor från dem under tre års tid och delar sedan totalsumman på tre. Om ni inte har en IT-leverantör, exempelvis om ni har ett litet företag eller har tekniskt kunnig personal som tar hand om driften, kan ni försöka uppskatta antalet timmar som personen i fråga spenderar på drift för att se hur mycket det kostar företaget.

3. Administration

Innefattar: Ekonomi, HR, administration, kostnader för inköp av externa leverantörer och för att utbilda egen personal i IT.

Räkna ut kostnad: Oavsett om ni har en intern IT-avdelning eller om ni samarbetar med externa leverantörer, är det fortfarande någon som spenderar sin tid på att utbilda personalen, köpa in extern hjälp och hantera avtal och relationer. Uppskatta den tid det tar för att se hur mycket det kostar företaget.

4. Användning

Innefattar: Bristande produktivitet på grund av strulande IT-miljö, oavsett om det handlar om tid som spenderas på att försöka lösa problemet själva eller bristande effektivitet på grund av användare som använder tekniken felaktigt.

Räkna ut kostnad: Det här är den svåraste kategorin utgifter att beräkna och ofta är det en stor kostnadstjuv. Många försöker fixa sina tekniska problem själva istället för att betala för dyr support. Även om det inte är en perfekt metod kan ni försöka uppskatta det antal timmar era anställda lägger på tekniska problem och sedan multiplicera det med en genomsnittlig timlön. Det kan krävas att en hel del tid läggs på att få fram den faktiska siffran på hur mycket tid som läggs på tekniska problem, så försök att vara så omfattande som möjligt när ni gör beräkningen.

5. Driftstopp

Innefattar: Produktivitet och intäkter som går förlorade på grund av servrar som ligger nere, datorer som har slutat att fungera, internetanslutning som strular, osv.

Räkna ut kostnad: Uppskatta det antal timmar som ni inte kan jobba pga en strulande IT-miljö och multiplicera det med en genomsnittlig timlön.

Många tror att de direkta kostnaderna bara inbegriper själva köpet, men så är i regel inte fallet. Enligt forskning från Gartner utgör den faktiska prislappen endast 20 % av den totala kostnaden, TCO. Majoriteten av kostnaden utgörs av underhåll, teknisk support och arbetskostnader. De flesta företag har inte den expertis som krävs för att sköta sin IT-miljö, vilket innebär att de ständigt betalar för nya konfigurationer och underhåll.

För att få en så effektiv och prisvärd IT-miljö som möjligt är det därför viktigt att ni får kontroll över TCO och börjar jobba för att reducera den.

Tips för att minska kostnaderna

Ni spenderar antagligen mer på IT än vad ni tror och när ni har räknat ut den faktiska siffran så lägger ni säkert ner mer pengar än vad ni egentligen vill. Siffror från Gartner visar till exempel att en ordinär dator på kontoret som inte tas om hand ordentligt kostar mer än 40 000 kr per år. Kostnader som stiger till över 70 000 om man räknar in nätverkskostnader, brandväggar, lagring, servrar, routrar och internetanslutning per dator.

Här är fem tips för att minska budgetposten för IT:

1. Räkna ut era nuvarande IT-kostnader så att ni får bättre kontroll på era kostnader och kan börja utarbeta en plan för att minska onödiga utgifter inom området.
2. Reducera antalet redundanta teknologier genom att använda färre system och inkorporera plattformar eller systemnätverk som kan ta hand om samma arbetsuppgifter på ett mer effektivt sätt.
3. Skaffa ett ordentligt skydd mot virus och andra hot, framförallt om det enligt era uträkningar har visat sig vara kostsamt för er tidigare.
4. Om ni inte arbetar tillsammans med en IT-leverantör är det troligtvis en smart investering att börja göra det i ett långsiktigt perspektiv.
5. Utbilda era anställda i era system, processer och er utrustning så att de inte sitter fast med problem som de inte är ämnade att lösa.

Förhoppningsvis förenklar våra tips för er att räkna ut er TCO och sänka era IT-kostnader framöver. Hör gärna av dig till oss om ni vill prata mer om er IT-miljö eller om ni letar efter en IT-leverantör.
Läs mer om Nordlos tjänster