Tre anledningar till att avveckla manuella processer
Det finns många anledningar till att avveckla manuella processer och istället satsa på automatiserade flöden. Till exempel så sparar man tid, blir mindre personberoende och ökar chanserna för bättre samarbete. Anledningen till att manuella processer, som skulle kunna automatiseras, fortfarande finns kvar beror på att digitaliseringsprojekt har ett rykte av att vara tidskrävande och kostsamma.
Idag är det lättare än någonsin att skapa automatiska digitala flöden. Och ofta går det att automatisera processer direkt i de verksamhetssystem som redan finns i företaget. Därför behöver det inte bli ett lika stort och kostsamt projekt som man kan tro, och många enklare automatiseringar går att skapa helt själv. Men det finns givetvis också möjlighet för mer avancerade och skräddarsydda automatiseringar om man tar in hjälp från en partner.
Det finns många fördelar för verksamheter och företag med att avveckla sina manuella processer och ersätta dem med digitala automatiseringar. Nedan listar vi tre anledningar till varför du kanske borde fundera på att avveckla era manuella processer.
1. Minskade risker och personberoende
För att möta företagets mål och målbilder arbetar man vanligen efter olika processer för att nå dem. I de flesta fall är processerna specifika per avdelning och vanligt är det att några få personer har ansvar för och hanterar ett repetitivt och manuellt flöde. I många fall är processerna inte dokumenterade och skapar således ett beroende av personen som ansvarar över dem.
För att minska personberoendet och möjliggöra att vem som helst på företaget kan rycka in är god dokumentation av arbetet och rutiner oerhört viktigt. I de flesta vall går många av de repetitiva processerna även att digitalisera och automatisera. Då minskar personberoendet ännu mer, och värdefull tid kan istället läggas på uppgifter som skapar direkt verksamhetsnytta.
2. Bättre samarbete mellan team
I ett företag arbetar ofta olika roller och team som en marknadsavdelning, säljavdelning och HR-avdelning i egna processer. Men det är också vanligt att olika teams processer vävs in i varandra när teamen ska samarbeta. Med manuella processer är risken stor för att uppgifter hamnar mellan stolarna eller att en dålig överlämning leder till en dålig kund- eller medarbetarupplevelse. Det finns många möjligheter med att automatisera processer mellan olika team, och fördelarna det medför är stora. Vi föreslår att man inleder sin digitalisering och automatisering av processer med att fokusera på en process där många personer eller avdelningar är inblandade. På så sätt skapar man snabbt stor nytta för många inblandade.
Onboarding av nya medarbetare är ett bra exempel på en process som tjänar på att digitaliseras och delvis automatiseras. Utöver HR-avdelning är det vanligt att även en närmaste chef, fadder, löneavdelning, med flera är involverade i en onboarding av nya medarbetare. Det finns många steg som kan automatiseras i en onboarding såsom; påminnelser, dokument och flöden. Automatiseringen av stegen binder tillsammans ihop hela processen utan att en ensam person längre behöver ansvara för att överlämna och ta emot all information manuellt. De första veckorna på en ny arbetsplats betyder mycket för en medarbetare och det första intrycket kan stärkas via en tydlig och självgående process.
3. Mindre administration sparar tid
En tredje anledning till att automatisera är det faktum att medarbetare kan minska den tid de lägger på administrativa uppgifter och istället fokusera på arbetsuppgifter som driver verksamheten framåt. Sådana uppgifter kan vara tidrapportering, avtalsskrivande, godkännande av budget eller kostnader från en annan person i verksamheten.
När man ser till att medarbetarna har rätt IT-system och arbetar med digitala processer minskar både frustrationen och tiden de lägger ner på att lösa administrativa utmaningar. Man sparar tid och pengar samtidigt som medarbetarna får en enklare arbetsvardag.
Stöd vid komplexa processer och flöden mellan system
Vissa processer kan företaget hantera och digitalisera på egen hand med hjälp av de verktyg som finns till hands i verksamheten. Andra processer kräver längre tid att kartlägga och stöd i att automatisera. Med en IT-leverantör som stöttar er i hela genomförandet blir era digitaliseringsprojekt mindre tidskrävande och ni får dessutom tillgång till specialistkompetens som kan skräddarsy lösningar efter era önskemål. Vi tror på att man genom att avveckla manuella processer och digitalisera dem, är ett steg närmre en enklare vardag och digital harmoni på arbetsplatsen.
Läs gärna mer via knappen nedan om hur Nordlo arbetar med digitalisering av processer. Eller hör av dig till oss via kontaktformuläret för ett samtal om hur vi kan hitta en skräddarsydd lösning som passar din verksamhet.