HomeSå får du distansarbete att fungera för dina medarbetare

Dela i sociala medier

Så får du distansarbete att fungera för dina medarbetare

Med dagens teknik är det både möjligt och enkelt för människor som behöver jobba hemifrån att flytta hem arbetsplatsen. Åtta av tio svenskar uppger att de kan utföra delar av sina arbetsuppgifter från ett skrivbord var som helst – och hälften jobbar redan regelbundet hemma varje månad.

I takt med att synen på arbetsplatsens betydelse förändras, har också acceptansen för att jobba på distans ökat. De som tror att medarbetarna latar sig när de jobbar hemma kan tänka om. Ett antal studier visar nämligen att distansarbete ger mer produktiva och effektiva medarbetare. 

Flexibilitet står högt på önskelistan

Kanske har bevisen för de positiva effekterna hos anställda som kan jobba både på kontoret och hemma kommit att bidra till att allt fler svenskar vill ha möjlighet att sköta delar av sina jobb på distans. En undersökning som Aviva publicerade 2017 visade att hela 63 procent av de tillfrågade ansåg att flexibelt arbete ökar lojaliteten till sin arbetsgivare. Därför blir det särskilt viktigt för många verksamheter att erbjuda distansarbete för att vara eftertraktade som arbetsgivare.

5 tips för att få dina medarbetare att jobba effektivt på distans

För att låta verksamheten förbli effektiv och få det interna samarbetet att fungera väl vid distansarbete är det smart att sätta upp vissa rutiner och se till att ni använder rätt verktyg. Nedan följer fem tips du kan applicera på ditt företag för att få distansarbete att fungera bättre för dina medarbetare:

1. Se till att verksamheten besitter rätt verktyg

Det här är A och O för alla företag som vill arbeta på distans. Allra viktigast är att se till att ni har ett bra kommunikations- och samarbetsverktyg. Idag finns det flera kommunikationstjänster som erbjuder onlinemöten, chattar och annat informationsutbyte. Vissa av dem är gratis, men det är viktigt att veta att de tjänsterna vanligtvis endast lagra ett visst antal meddelanden eller har en gräns för antalet användare. I längden är det alltid värt att investera i ett bra kommunikationsverktyg för att undvika att information försvinner.

När ni väljer samarbetsverktyg är det smart att se till att det fungerar ihop med det kommunikationsverktyg ni valt. Det gör att ni skär ner på antalet program ni använder och det blir enklare för medarbetarna att arbeta effektivt. Om ni t.ex. redan använder Office 365 blir kommunikationsverktyget Teams det naturliga valet. Teams går också att använda som samarbetsverktyg då man direkt där kan använda och dela Office-filer för att samarbeta. Här kan du läsa mer om 4 digitala verktyg som gör din verksamhet mer effektiv.

2. Jobba säkert och använd VPN

Det är idag långt ifrån säkert att ansluta till många trådlösa nätverk då det finns risker att obehöriga personer kommer åt din data och information. För att undvika detta och jobba säkert på distans rekommenderar vi att ni använder VPN (Virtual Private Network).

VPN är en teknik för att skapa en säker och krypterad förbindelse över nätet. Det hjälper till att säkerställa att känslig data överförs på ett säkert sätt och förhindrar att icke auktoriserade personer kommer åt trafiken. Ett tips är att aldrig koppla upp dig på okända Wi-Fi nätverk, i såna fall är det bättre att använda internet från mobilen. Se också till att företaget har tillräcklig kapacitet för att hantera många distansarbetande medarbetare samtidigt och att alla har en bra internetaccess för att det ska vara möjligt att arbeta effektivt.

3. Säkerställ tydlig struktur och deadlines

Med distansarbete kan det kännas svårt att ha koll på hur uppgifter är fördelade samt statusen på dessa. Med rätt verktyg kan du sätta tydliga deadlines för att se vad dina kollegor gör och hur långt de har kommit i projektet de jobbar på. Sådana verktyg gör att det blir lättare för beslutsfattare och chefer att planera, mäta framsteg och få en god överblick över hur arbetsbelastningen ser ut. Exempel på tjänster för detta är: Microsoft Planner, Trello och Asana.

4. Bestäm gemensamma arbetstider och använd delade kalendrar

Fastän man arbetar på distans är det viktigt för många att ha tydliga rutiner och struktur. På de flesta arbetsplatser är det otroligt viktigt med gott samarbete och kommunikation. Så även om ni har flextider är det smart att bestämma vissa timmar då alla ska vara tillgängliga.

När man sitter på samma kontor ser man enklare när en kollega är tillgänglig eller inte, medan det är knepigare när man arbetar på distans. Med verktyg som Exchange Online har du möjligheten att dela kalendrar och kan enkelt se dina kollegors schema. Det gör att det blir lättare att planera gemensamma aktiviteter och möten.

5. Utnyttja videomöten för sociala aktiviteter

Videomöten är ett smidigt verktyg för att ta möten på distans. Om ni har många medarbetare som arbetar hemifrån och kanske inte ses så ofta fysiskt är det klokt att hålla igång er kommunikation genom chattar, videomöten och telefonsamtal.

Just videomöten är viktigt att ha med jämna mellanrum då vi människor uttrycker oss mycket genom kroppsspråk när vi pratar, sen är det ofta trevligare att se den man pratar med. Kom också ihåg att en online-fika då och då kan vara en bra ersättare för den vanliga eftermiddagsfikan!

Hitta rätt online-verktyg för just ditt företag

Med anledning av de många fördelar som distansarbete ger och de otaliga konkreta tips som finns för att möjliggöra att det sker effektivt, kanske det rimligt att överväga om man som arbetsgivare borde tillåta distansarbete.

Nordlo vägleder dig så att ni hittar de verktyg som passar er och utbildar er i hur ni kan använda dem på bästa sätt. Hör av dig till oss så pratar vi mer om hur distansarbete gynnar just ditt företag!

Just nu erbjuder vi Webb-seminarier där vi berättar mer om hur man kan arbeta säkert och effektivt på distans med Teams som verktyg. Anmäl dig genom att klicka på knappen nedan.

Delta på Webinar om effektivt och säkert distansarbete

Vill du komma i kontakt?

Vi älskar kunddialoger och utmaningar. Hör av dig till oss så hjälper vi dig!