Påbörja arbetet med digital avtalshantering

Att inte ha full kontroll på organisationens avtal kan bli tidskrävande och kostsamt. Men genom att gå över till digital avtalshantering ökar ni kontrollen och undviker konsekvenserna. Övergången till digital avtalshantering behöver inte bli komplicerat, och oftast finns det möjligheter att integrera det direkt i de befintliga IT-systemen.

Behovet av att digitalisera avtal består inte bara i att ta bort papperskopior och handlingar. Genom automatiska flöden frigör man också tid och minskar personberoendet i processen. Hos många företag finns det ingen konsekvent hantering av avtal. Vilket innebär att avtal kan försvinna när en medarbetare slutar, förnyelser och uppsägningar av avtal kan missas eller gör att olika enheter i organisationen hanterar avtal på olika sätt.

Nedan visar vi hur man kan påbörja arbetet med digitala avtalshantering samt några viktiga aspekter att ta hänsyn till vid val av digital avtalshantering:

Säkerställ att ni får rätt stöd för olika typer av avtal

Stödjer det system ni tittar på olika typer av avtal och kan hantera såväl leverantörs- som anställningsavtal eller kundavtal? För att få med sig organisationen att börja arbeta mer datadrivet är det en fördel att nyttja en gemensam avtalslösning där olika delar av organisationen har åtkomst till samma bibliotek, men med möjlighet till behörighetsstyrning. Ytterligare en aspekt att ta hänsyn till är om ni använder er av en tjänst redan idag som stödjer filhantering, exempelvis Microsoft 365-sviten med SharePoint som filbibliotek i molnet.

För att snabbt kunna hitta rätt bland avtalen underlättar det om de också kan kategoriseras och taggas med specifik avtalsinformation.

Kontrollera åtkomsten med behörigheter

Vilka ska ha åtkomst till avtalen i er organisation? Att använda ett system för avtalshantering som stödjer behörigheter är av stor nytta för att kunna skapa automatiska flöden med påminnelser till personer inom organisationen. Eller om man vill kunna begränsa behörighet till känsliga dokument, så som leverantörsavtal eller avtal med personuppgifter som inte kan finnas tillgängligt för alla.

Spara tid med automatisering och flöden

Att kunna skapa automatiska flöden är en av de stora fördelarna med att digitalisera sina avtal. Att kunna förlita sig på att få påminnelser i god tid innan ett avtal ska förnyas eller sägas upp kan spara tid och pengar för ett företag. Flexibiliteten att själva välja när och vem som ska få påminnelser, och hur avtal för förnyelse presenteras visuellt i filhanteringen är några faktorer som påverkar valet av avtalshanteringssystem.

OCR-tolkning och scanning av dokument

Genom att scanna dokument direkt in till filbiblioteket sparar verksamheter som fortfarande mottar avtal i pappersform mycket tid. Risken för att avtalen blir liggande i en hög på grund av den extra administrationstid det tar minskar drastiskt. Istället för att scanna in ett avtal i en skrivare, skicka det till sin e-post, spara ner det lokalt på datorn och sedan ladda upp det i avtalssystemet kan man direkt kunna ladda upp det till systemet från scannern eller sin mobiltelefon. Det blir alltså mindre komplicerat samtidigt som det går snabbare.

Ha åtkomst, även utanför kontoret

Något som blivit än mer aktuellt i och med vårt ökade distansarbete i Norden är att kunna nå och hantera avtal på distans och inte behöva befinna sig på kontoret för att kunna utföra sitt arbete. Ett sökbart bibliotek där man lätt kommer åt avtalen i molnet innebär att arbetet även kan utföras på distans.

Sammanfattningsvis är automatiserad avtalshantering och flöden något som underlättar administrationen och frigör tid för medarbetarna samtidigt som företaget har full kontroll över sina avtal.

Vill du veta mer om hur automatiserad avtalshantering i molnet kan se ut? Eller vilken typ av avtalshantering som passar bäst för er verksamhet? Kontakta oss så bokar vi in en demo och pratar om hur ni kan påbörja arbetet med digital avtalshantering.

Läs mer om digital avtalshantering