Öka produktiviteten i möten med digitala hjälpmedel
Möten är en stor del av människors arbetsdagar och sker oftast genom att man träffas fysiskt, men kan även ske via telefonsamtal, chatt eller video. Det blir allt vanligare att ta möten digitalt då nya arbetssätt och verktyg möjliggör det. Men är de möten vi har idag effektiva? Enligt Atlassians artikel You waste a lot of time at work visar det sig att våra möten inte är särskilt effektiva.
Det finns några enkla saker man kan göra för att effektivisera både sina egna och medarbetares möten. Inledningsvis får du fem generella tips för att skapa och hålla effektivare möten. Därefter presenterar vi även några digitala verktyg som ökar effektiviteten, kvaliteten och effekten av dina möten.
1. Se till att varje möte har ett mål
Saknar mötet ett bestämt mål blir risken stor att det istället vandrar iväg i fel riktning eller att mötet behöver upprepas inom en snar framtid. Det kan också leda till att deltagarna upplever att mötet var slöseri med deras tid. Se därför till att du har ett mål med mötet för att säkerställa att du verkligen uppnår syftet innan du skickar ut en kallelse.
2. Använd en agenda
En agenda är sammankopplad med mötets mål och har till syfte att få deltagarna att behålla fokus kring ämnesområdet. En agenda används även lämpligen som en förberedelse för deltagarna och skickas ut i god tid innan mötet. På detta sätt vet deltagarna vad som ska behandlas och om de behöver förbereda något.
3. För mötesanteckningar eller protokoll
Som mötesdeltagare har man ett eget ansvar att vara koncentrerad och delta i mötet, men även om man är det kan det vara lätt att glömma bort vad som sagts och bestämts när mötet är avslutat. Därför är det klokt att föra anteckningar om de punkter som behandlas. Finns det en tydlig agenda används denna lämpligtvis även vid mötesanteckningarna.
Är det ett möte där det är viktigt att målet och anteckningarna finns nedskrivna kan det behöva upprättas ett formellt protokoll. Tänk även på att personer som inte har möjlighet att delta i mötet kan ha intresse av att ta del av anteckningarna.
4. Avsluta mötet med en sammanfattning
I slutet av mötet är det viktigt att sammanfatta det som antecknats under mötets gång och säkerställa att alla är överens om att det som antecknats stämmer med allas bild av vad det samtalats och beslutats om.
5. Mötestid
Ett möte bör inte vara för långt. I ett test som Microsoft i Japan utförde på sitt kontor testade man att korta ner längden på möten till maximalt 30 minuter för att se hur det påverkade effektiviteten. Testet visade sig vara lyckat och ökade medarbetarnas effektivitet med 40 procent. Det är en tydlig indikation på att kortare möten gör det lättare att hålla sig till agendan istället för att sväva ut och tala om andra saker.
Hur kan digitala verktyg förbättra möten?
Grunden är densamma oavsett om du väljer att ha fysiska möten eller digitala möten, men används digitala verktyg finns det stora möjligheter att öka effektiviteten, kvaliteten och effekten av mötet. Microsoft skriver i sitt inlägg Så ser det moderna mötet ut att det är viktigt för företag och deras anställda att integrera både digital och fysisk teknik när möten hålls.
Gör det enklare att planera och boka möten
Det finns flera typer av mjukvara (Software as a Service) som gör det enklare att boka och planera möten. Med Microsoft Outlook kan du direkt se alla mötesdeltagares kalendrar och därmed planera in lämplig tidpunkt för mötet utan att behöva kontakta varje person, vilket gör att du sparar mycket tid. Mötesdeltagarna får dessutom notiser innan mötet med agenda och plats på sina kopplade enheter.
Använd digitala verktyg för mötesanteckningar
För att föra mötesanteckningar effektivare kan program som OneNote vara ett alternativ. Där kan samtliga deltagare öppna upp ett delat anteckningsblock där alla kan ta del av anteckningarna och vid önskemål exportera ut dem till passande format.
Ett alternativt sätt att ”anteckna” ett videomöte är att spela in det. Här finns det fördelar att få in hela kontexten och förklaringar till antecknade punkter eller powerpoint-presentationer som deltagarna får del av efter mötet. Det blir också lättare för de som inte hade möjlighet att delta på mötet att ta del av samtalet.
Med videomöten kan fler delta
Något som blivit allt vanligare är att hålla möten via video. En fördel med det är att fler kan delta utan att behöva resa till varandra, och undersökningar visar på att redan 25 procent av alla möten minst har en deltagare som medverkar via videolänk. Nordlo rekommenderar Microsoft Teams som ett verktyg för detta då det är en välbeprövad och säker tjänst.
Det blir enklare att dela dokument
När du jobbar digitalt är det enklare att dela dokument och arbeta med dessa i realtid under mötet. Med denna möjlighet behöver inte ett dokument skickas runt och revideras, vilket annars kan ta onödigt mycket tid. Dessutom är risken om dokument skickas runt är att det lätt blir olika kopior, något som undviks genom att arbeta i samma dokument.
Använd digitala tavlor
Med digitala tavlor kan man enkelt dela och rita idéer, skisser och annat som man vill illustrera. Dessa kan delas i realtid mellan alla deltagare så att alla har möjlighet att skriva och ta del av tavlan, även i de fall man inte närvarar på plats.
Öka deltagandet med digitala responssystem
I de fall man önskar få respons på vad deltagarna tycker i en viss fråga, under själva mötet, kan det vara fördelaktigt att använda ett verktyg som Mentimeter. Verktyget fungerar så att deltagarna kan använda sina respektive enheter för att svara på frågor och ge input. Administratören av verktyget väljer sedan att presentera resultaten direkt eller samla in dem för senare behandling. Förutom att samla in information är detta också ett sätt att öka engagemanget under själva mötet.
Som du ser finns det många olika typer av digitala verktyg för att effektivisera era möten. Vill du veta mer om hur du kan skapa effektivare möten? Hör av er till mig så gör vi en analys på vad ert företag behöver.