HemOptimera verksamhetsprocesser med hjälp av Microsoft Copilot

Dela i sociala medier

Optimera verksamhetsprocesser med hjälp av Microsoft Copilot

Hur kan det AI-driva produktivitetsverktyget Microsoft Copilot optimera era verksamhetsprocesser, och vilka risker kan verktyget innebära för företagen? AI spelar en avgörande roll för att driva innovation och förändring inom många branscher. Att dra nytta av artificiell intelligens ger stora konkurrensfördelar, men det finns också en oro för hur AI påverkar våra verksamheter i framtiden.

– Framtiden är verkligen intressant. Artificiell intelligens kommer att göra ett enormt stort avtryck på hur vi arbetar, och många arbetsuppgifter kommer att utföras betydligt snabbare när du hela tiden får förslag och stöd i ditt arbete. Vissa arbetsuppgifter kommer troligtvis inte längre att behöva utföras, och personer som har varit länge i arbetslivet kommer troligtvis att uppleva AI:n inom verksamheten som en slags revolution, säger Tobias Sahlin, affärsutvecklare på Nordlo.

AI kan utföra uppgifter som normalt sett kräver mänsklig intelligens, såsom visuell perception, taligenkänning, beslutsfattande och språköversättning. Ett verktyg som kan användas för att skapa smartare verksamhetsflöden och optimera processer.

Vad är Microsoft Copilot?

Microsoft Copilot är ett produktivitetsverktyg baserat på generativ AI som använder sig av språkmodeller, användarens egna data och Microsoft 365-appar för att optimera verksamhetsprocesser på arbetsplatsen. Verktyget började rullas ut till testanvändare under november 2023 och lanseras brett i Sverige under våren 2024. 

Vi är övertygade om att AI kommer att förändra många traditionella yrkesroller, vilket gör det viktigt att implementera AI på ett säkert och ansvarsfullt sätt för att skydda vår integritet. Men hur kommer Copilot påverka vårt arbete?

AI i dina vanliga applikationer

Copilot integreras med produktivitetsapparna i M365, som Word, Excel, PowerPoint, Outlook och Teams. AI-assistenten kan bland annat på kommando sammanfatta möten i Teams, skriva utkast i Word, sätta ihop presentationer i PowerPoint, formulera mailsvar i Outlook eller analysera och visualisera data i Excel. AI-verktyget ska även kunna användas i Power Platform för att enkelt automatisera repetitiva uppgifter, skapa chatbotar och utveckla nya appar på några minuter. 

Exempel på uppmaningar som du kan be din digitala assistent om:

  • När du skriver: "Gör tredje stycket mer kortfattat och ändra tonaliteten i texten för att göra den mer avslappnad."
  • När du behöver utveckla dina punkter i en presentation: Skapa ett utkast på en slide baserat på den här grova dispositionen.

Nu introduceras Business Chat

Utöver de inbäddade funktionerna i dina vanliga produktivitetsapplikationer kan Copilot också användas som företagschatt där du kan ställa frågor om din organisation och få svar. Du kan till exempel fråga om en statusuppdatering baserat på morgonens möten, chattrådar eller mejl.

Exempel på frågor du kan ställa och få svar på i företagschatten:

  • "Sammanfatta chattar, e-postmeddelanden och dokument om [kund] från igår kväll."
  • "Vad är nästa steg i [projektet]? Har några risker identifierats? Hjälp mig att brainstorma en lista över potentiella åtgärder."

Det är viktigt att inte
vara rädd för AI, utan att
vara informerad och se till
att lugna och informera
medarbetare”

Information hämtas från din företagsdata

Copilot genererar resultat och svar om din organisation. Verktyget hämtar information från företagsdata, dokument, möten, chattrådar, kontaktlistor, kalender och mailkonversationer, och kombinerar det med den aktuella kontexten. Det kan inkludera din plats, om du är i ett möte eller dina senaste chattkonversationer för att ge dig relevant data och information.

Möjligheter till effektivisering med AI

Det finns många fördelar med att använda Microsoft Copilot och AI för att göra verksamhetsprocesser mer effektiva. Till exempel använder Copilot maskininlärning för att föreslå och generera kodförslag, vilket hjälper utvecklare att spara tid och minska fel. AI kan också ge förslag på automatiserade processer och analysera data för bättre beslutsfattande förmåga till organisationen.

Det finns många exempel på processer som kan optimeras med hjälp av Microsoft Copilot och AI. SharePoint och OneDrive Copilot kan till exempel användas för att skapa nya dokument, lägga till innehåll från andra källor och utföra andra uppgifter med kommandon. Andra exempel inkluderar automatisering av kundtjänstprocesser med chatbots, användning av prediktiv analys för att optimera supply chain management och användning av AI-drivna verktyg för att förbättra marknadsföringskampanjer. Genom att införliva dessa teknologier i verksamheten kan företag effektivisera sina processer, minska kostnaderna och förbättra sin övergripande prestanda.

Risker med AI och Microsoft Copilot 

Vid användning av AI måste vi ha kontroll och förståelse för vilka regler, etiska principer och lagar som påverkas. AI har potential att påverka integritet och dataskydd, vilket gör informationsklassning och datakvalitet viktigt vid implementeringen i verksamheten.

Att ge Copilot tillgång till alla data som ditt företag har i molnet innebär förstås även risker. När Copilot hämtar information baserat på företagets Microsoft 365-tenant, får den tillgång till all organisationsdata. Än så länge finns det inte möjlighet att klassificera data i syfte att stärka sekretessen i Copilot. Om ansvaret för säkerhetsklassning av dokument istället läggs på medarbetarna är risken att de inte har koll på vilken information de kan dela med andra i molnet, oavsett säkerhetsnivån på informationen.

Det finns också en risk att medarbetare får tillgång till säkerhetsklassad information genom att ställa frågor till Copilot. Hur detta ska förhindras återstår att se. Det står däremot klart att det blir allt viktigare att man som företag behöver ha koll på accesser och behörigheter i sin organisation. Er informationsklassning är grunden för en trygg informationssäkerhet och viktigare i framtidens alltmer molnbaserade arbetssätt.

Risk att mixa det privata med företagsdata

Om medarbetarna använder företagsenheter till personliga data, som privata foton och dokument, är risken att Copilot plockar upp denna data, om den anses intressant att dela med resten av verksamheten. Därför är det viktigt att samtliga medarbetare använder molnet på ett säkert sätt, vet vad som ska sparas där och att inte använda jobbmejlen för privata konversationer. Företagen behöver göra läxan och separera företagsinformation från privata ärenden.

Hur inför man Copilot i organisationen?

– Det är viktigt att inte vara rädd för AI, utan att vara informerad och se till att lugna och informera medarbetare. Det vi alla troligtvis kommer att behöva göra är att uppdatera medarbetares kunskaper i grunden inom AI och Copilot, införa nya policys där företagets data inte får hamna i olika publika AI och följa med i utvecklingen, för det går inte att stå emot den, menar Tobias Sahlin.

Det finns också risker för företag som inte implementerar AI, såsom förlorade konkurrensfördelar gentemot konkurrenter.

När utvecklingen går snabbt är det viktigt att vara medveten om de risker som kan följa med AI i verksamheten. Om vi använder AI rätt finns det enorma möjligheter, samtidigt som en felaktig användning kan ha oerhört stor påverkan.

Läs mer om Nordlos tjänster inom modern arbetsplats