HomeDigital avtalshantering ger bättre kontroll

Avtalshantering i
molnet gav
bättre kontroll

Dela i sociala medier

Utmaning

En föråldrad dokumenthantering innebär utmaningar för många organisationer. Faktum är att användare spenderar i snitt 180 minuter i veckan på att leta efter dokument. Vår kunds utmaning var att hålla koll på sina avtal och att veta vilken version som var aktuell och när de olika avtalen var uppe för omförhandling. I vissa fall hade avtal även tappats bort när nyckelpersoner slutat och viktiga omförhandlingsdatum hade därför missats.

  • Pappersdokument eller digitala dokument som sparas på olika platser i organisationen
  • Avtal var svåra att hitta när nyckelpersoner slutat
  • Omförhandling av avtal missades på grund av manuell administration

 

Risken att missa viktiga datum har minimerats och man sparar mycket tid genom att alltid veta var man ska leta efter avtal och vilken version som är den aktuella.”

Lösning

Kunden tog kontakt med Nordlo som genomförde en kartläggning av kundens behov. Valet föll på en molnlösning med behörighetskontroll. En gemensam avtalsdatabas för bolaget implementerades.

I lösningen finns flöden för avtalsbevakning som automatiskt skickar ut påminnelser när något avtal kräver åtgärd, exempelvis inför omförhandling. Funktionalitet för versionshistorik ger spårbarhet i ändringar som görs i avtalet och behörighetsstyrning ser till att känsliga uppgifter inte kan nås av obehöriga personer.

Lösningen innebär ett digitaliserat avtalsflöde från scanning eller mottagande av digitalt avtalsdokument, behandling av dokumentet inklusive OCR-tolkning, till ett avtalsbibliotek i molnet med åtkomst från datorer såväl som mobila enheter.

  Bibliotek med behörighetsstryrning

  OCR-tolkning av inkommande dokument

  Automatiserade påminnelser

  Åtkomst från datorer och mobila enheter

Verksamhetsnytta

Kunden har nu full överblick över alla avtal och deras olika status. Risken att missa viktiga datum har minimerats och man sparar mycket tid genom att alltid veta var man ska leta efter avtal och vilken version som är den aktuella.

Att automatisera avtalshantering och skapa flöden som underlättar administrationen ger flera fördelar för verksamheten som att frigöra tid för medarbetarna, som nu kan fokusera på sin kärnverksamhet. Företaget får bättre kontroll på samtliga avtal med automatiserade påminnelser för avtalsförnyelser.

Vill du höra mer om Nordlos tjänster för digital avtalshantering? Ta gärna kontakt med oss för en demo.

Jag vill boka en demo

Relaterade bloggartiklar

Vill du boka en demo av digital avtalshantering?

Använd detta kontaktformulär så återkommer vi till dig.