HomeAutomatisera er onboardingprocess i molnet

Automatisera er onboardingprocess i molnet

I de senaste rapporterna från Gartner uppger 90 procent av HR-ledare att deras anställda kommer att tillåtas att arbeta hemifrån även när ett covid-19-vaccin finns brett tillgängligt för alla. Och fler menar på att framöver kommer även medarbetare inom yrken som tidigare inte haft möjligheten till distansarbete, också kunna arbeta på annan plats än på kontoret. För företag innebär förändringen att bland annat HR-processer, som idag vanligtvis hanterats på kontoret, kommer att behöva digitaliseras till en viss grad för att kunna möta de nya behoven.

Så fungerar det att automatisera er onboardingprocess

Att digitalisera processer, såsom onboarding av nya medarbetare, är inget som behöver bli tungt för HR-ansvariga. Förutom att själva arbetet kan automatiseras när det hanteras digitalt, så skapas också möjligheten att genomföra onboarding för medarbetare som befinner sig på annan ort. Vilket i sin tur leder till att många tjänster som tidigare tvunget varit platsbundna inte längre behöver vara det.

Och tvärtom till vad man kan tro så krävs varken dyra system eller avancerade applikationer för att börja automatisera er onboardingprocess. Det kan hanteras i vanliga verksamhetssystem som man hittar i olika typer av plattformar, exempelvis som i Microsoft 365.

Läs också: Nordlos digitaliseringstjänster

Vanliga utmaningar med att automatisera sin onboardingprocess

”En vanlig utmaning hos de kunder som jag träffar är att eliminera den manuella hanteringen i hanteringen av nya medarbetare. Det kan vara allt från att det ska fattas ett beslut i ledningen kring rekryteringsbehov, till att se till att en nyanställd får rätt utrustning, licenser eller en inbokad introduktion första dagen på arbetsplatsen” säger Viktor Gustavsson, digital verksamhetscoach på Nordlo.

”I samarbetet med kunden tar vi fram ett flöde som visar alla steg i en onboardingprocess. Därefter går vi igenom hur vi kan digitalisera och automatisera de olika stegen för att ta bort manuell hantering. Vi kan t.ex. lägga in automatiska påminnelser som samtidigt tar hänsyn till GDPR och känsliga personuppgifter som inte ska skickas mellan mejlkorgar”.

Faktum är att det i de flesta fall redan finns möjligheter i verksamheters befintliga applikationer för att skapa flöden som förenklar vardagen och minskar administration för HR-avdelningen.

Förbered nya medarbetare med digital onboarding

Förutom att du som HR-ansvarig eller chef har krav på dig att genomföra onboarding av nya medarbetare på distans, så finns det också krav på en väl förberedd introduktionsprocess. Där beställningar av konton, informationsmaterial och annat måste hanteras effektivt. Med hjälp av automatiserade flöden behöver inga fysiska dokument tas fram och processen går också mycket snabbare. Det är alltså ett område där finns det många möjligheter till att underlätta genom automatisering.

I en undersökning av Benify ser man att digital onboarding är av högsta prioritet för alla företag den närmaste tiden. Och de flesta företag kommer de kommande åren att ha påbörjat denna typ av automatisering för att frigöra tid för HR-avdelningen och ledare i organisationen.

”I vårt samarbete med kunden säkerställer vi att företaget får en standard för onboarding av medarbetare som en del av ledningssystemet. På så sätt känner sig alla trygga med vad som förväntas av dem i processen” menar Viktor.

Så kan automatisering av en onboardingprocess gå till

Visste du att automatiserade processer inte behöver kräva ett speciellt system eller applikation? Som vi nämnt tidigare är det fullt möjligt att bygga automatiska flöden direkt i er befintliga molntjänst. En automatiserad process som bygger på det kan se ut så här:

Resultatet av en automatiserad onboardingprocess blir att tid frigörs från HR-avdelningen samtidigt som onboardingprocessen blir tydligare och enklare att följa för alla inblandade. Det görs genom att övriga i organisationen som är involverade i onboardingen automatiskt får påminnelser för att undvika att olika steg i processen missas.

Men den allra största fördelen med en automatiserad onboarding är att det första intrycket för den nyanställde blir både professionellt och tryggt. Samtidigt som det blir enklare för er att rodda alla moment kring det.

Vill du veta mer om hur ni drar nytta av automatisering av era processer? Ladda i såna fall ned vårt produktblad nedan där vi pratar mer om hur Nordlo kan hjälpa er med det.

Läs mer om hur vi automatiserar processer

Viktor Gustavsson
Digital Verksamhetsutvecklare, Borås
Läs mer

Fler inlägg från Viktor

Automatisera er onboardingprocess i molnet

Läs mer

Vanliga frågor om Teams

Läs mer

Webinar: Gästtalare Troed Troedson om Vison vs. Erfarenhet

Läs mer

Webinar: Gästtalare Troed Troedson om digitalisering och ledarskap

Läs mer

Vill du komma i kontakt med oss? 

Vi älskar dialoger och utmaningar. Kontakta oss så hjälper vi dig!