Därför ska du automatisera er onboarding och offboarding
Första intrycket spelar roll, även för nyanställda på ditt företag. Möjliggör en smidig och relevant onboarding med digitalisering av HR-processer. Genom att automatisera dessa processer och samla in data om den nyanställda skapas en sömlös medarbetarresa för alla inblandade. En bra onboarding gör dessutom er offboarding mer strukturerad och säker.
Hur automatiseras onboarding och offboarding
Första steget mot att automatisera er onboarding och offboarding är rita upp hur ni vill att processen ska se ut. Hur vill ni upplevas som arbetsgivare? Vad vill ni att den nya medarbetaren ska känna och vad behöver finnas på plats för att er nya kollega snabbt ska känna sig som hemma och sätta igång med sitt arbete? Kan ni inte beskriva och visualisera processen analogt, kommer det vara svårt att digitalisera den.
Med utvecklade HR-processer med rutiner för rekrytering, onboarding och offboarding börjar introduktionen till företaget redan innan den nyanställda har skrivit på sitt kontrakt. Ett system som är integrerat med andra rekryteringsverktyg som till exempel Linkedin kan tidigt plocka med sig data om kandidaten in i en skräddarsydd onboarding. Tidigt kan man bli inbjuden till en välkomstsajt där man får fylla i övriga uppgifter och kanske samtidigt ta del av material rörande företagets värderingar och syfte. På det sättet har den nyanställda börjat lära sig om er företagskultur redan innan sin första arbetsdag.
Många tar hjälp av en IT-partner som dels har koll på för- och nackdelar med olika processer, men som också ger ett viktigt utifrån- och in-perspektiv. Tillsammans bygger ni upp en HR-portal som passar just er verksamhet. Det kan handla om lösningar för digital signering, checklistor med påminnelser till relevanta personer, teamsstrukturer och intranät för samarbete och internkommunikation eller en plattform för utbildning. En automatiserad HR-portal ger också möjlighet för säker hantering av känsliga data som man inte vill skicka via mail, som bank- och personuppgifter.
Läs också: Nordlos digitaliseringstjänster
Varför ska jag automatisera företagets onboarding
Det finns flera skäl att automatisera er onboarding och offboarding. Ur ett strukturellt perspektiv minskar smidiga flöden pappersarbete och manuell handpåläggning så inget faller mellan stolarna. Processen går snabbare och kan vid behov ske på distans. Dessutom skapar det trygghet och ger ett professionellt intryck för alla som börjar jobba hos er. Detsamma gäller när en medarbetar slutar på ditt företag. Här blir offboarding-processen avgörande för ett smidigt och bra avslut där personen tas bort från system och licenser och personlig information raderas.
Vidare har ett automatiserat HR-system och en välsorterad personaldatabas med uppdaterad information rörande licenser, accesser och utrustning flera ekonomiska fördelar. Förutom att det förenklar vardagen och minskar administration, så dina kollegor kan lägga tid på andra mer värdeskapande aktiviteter, är det ett smart sätt att hålla koll på licenser och ta bort systemaccesser. Med all information samlat i samma system minskar risken att ni fortsätter betala för licenser som inte används. Dessa system behöver inte vara dyra eller avancerade applikationer att få på plats, utan kan automatiseras i system som ni redan använder som Microsoft 365 eller annan befintlig molntjänst.
Att investera i sitt HR-system är också viktigt ur ett säkerhetsperspektiv. Genom att följa en formell offboarding-process kan IT-avdelningen säkerställa att alla nödvändiga åtgärder vidtas för att skydda företagets data och system och minimera säkerhetsrisker i samband med att en medarbetare slutar. Se till att nyttja digitaliseringens möjligheter för att skapa en onboarding- och offboardingprocess som är säker och strukturerad samtidigt som medarbetaren och organisation får bra start och avslut utan krångel.
