HemDärför ska du automatisera er onboarding och offboarding

Därför ska du automatisera er onboarding och offboarding

Första intrycket spelar roll, även för nyanställda på ditt företag. Möjliggör en smidig och relevant onboarding med digitalisering av HR-processer. Genom att automatisera dessa processer och samla in data om den nyanställda skapas en sömlös medarbetarresa för alla inblandade. En bra onboarding gör dessutom er offboarding mer strukturerad och säker.

Hur automatiseras onboarding och offboarding

Första steget mot att automatisera er onboarding och offboarding är rita upp hur ni vill att processen ska se ut. Hur vill ni upplevas som arbetsgivare? Vad vill ni att den nya medarbetaren ska känna och vad behöver finnas på plats för att er nya kollega snabbt ska känna sig som hemma och sätta igång med sitt arbete? Kan ni inte beskriva och visualisera processen analogt, kommer det vara svårt att digitalisera den.

Med utvecklade HR-processer med rutiner för rekrytering, onboarding och offboarding börjar introduktionen till företaget redan innan den nyanställda har skrivit på sitt kontrakt. Ett system som är integrerat med andra rekryteringsverktyg som till exempel Linkedin kan tidigt plocka med sig data om kandidaten in i en skräddarsydd onboarding. Tidigt kan man bli inbjuden till en välkomstsajt där man får fylla i övriga uppgifter och kanske samtidigt ta del av material rörande företagets värderingar och syfte. På det sättet har den nyanställda börjat lära sig om er företagskultur redan innan sin första arbetsdag.

Många tar hjälp av en IT-partner som dels har koll på för- och nackdelar med olika processer, men som också ger ett viktigt utifrån- och in-perspektiv. Tillsammans bygger ni upp en HR-portal som passar just er verksamhet. Det kan handla om lösningar för digital signering, checklistor med påminnelser till relevanta personer, teamsstrukturer och intranät för samarbete och internkommunikation eller en plattform för utbildning. En automatiserad HR-portal ger också möjlighet för säker hantering av känsliga data som man inte vill skicka via mail, som bank- och personuppgifter.

Läs också: Nordlos digitaliseringstjänster

Varför ska jag automatisera företagets onboarding

Det finns flera skäl att automatisera er onboarding och offboarding. Ur ett strukturellt perspektiv minskar smidiga flöden pappersarbete och manuell handpåläggning så inget faller mellan stolarna. Processen går snabbare och kan vid behov ske på distans. Dessutom skapar det trygghet och ger ett professionellt intryck för alla som börjar jobba hos er. Detsamma gäller när en medarbetar slutar på ditt företag. Här blir offboarding-processen avgörande för ett smidigt och bra avslut där personen tas bort från system och licenser och personlig information raderas.

Vidare har ett automatiserat HR-system och en välsorterad personaldatabas med uppdaterad information rörande licenser, accesser och utrustning flera ekonomiska fördelar. Förutom att det förenklar vardagen och minskar administration, så dina kollegor kan lägga tid på andra mer värdeskapande aktiviteter, är det ett smart sätt att hålla koll på licenser och ta bort systemaccesser. Med all information samlat i samma system minskar risken att ni fortsätter betala för licenser som inte används. Dessa system behöver inte vara dyra eller avancerade applikationer att få på plats, utan kan automatiseras i system som ni redan använder som Microsoft 365 eller annan befintlig molntjänst.

Att investera i sitt HR-system är också viktigt ur ett säkerhetsperspektiv. Genom att följa en formell offboarding-process kan IT-avdelningen säkerställa att alla nödvändiga åtgärder vidtas för att skydda företagets data och system och minimera säkerhetsrisker i samband med att en medarbetare slutar. Se till att nyttja digitaliseringens möjligheter för att skapa en onboarding- och offboardingprocess som är säker och strukturerad samtidigt som medarbetaren och organisation får bra start och avslut utan krångel.

Läs rapporten om svenska företags molnresa    

Viktor Gustavsson
Digital Verksamhetsutvecklare, Borås
Läs mer

Fler inlägg från Viktor

Därför ska du automatisera er onboarding och offboarding

Läs mer

Digitalisering som genererar affärsnytta

Läs mer

Vad är möjligheterna med digital verksamhetsutveckling?

Läs mer

Varför effektiviserar man verksamhetsprocesser?

Läs mer

Denna webbplats använder cookies och personuppgifter

När du besöker https://nordlo.com använder vi på Nordlo Group AB cookies och dina personuppgifter. Vissa cookies och vissa personuppgiftsbehandlingar är nödvändiga medan du själv väljer om du vill samtycka till andra, du gör ditt val här nedan. Ditt samtycke är helt frivilligt.

Du har vissa rättigheter, till exempel, rätt att återkalla ditt samtycke och rätt att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet. Läs mer i vår cookiepolicy och vår integritetspolicy.

Hantera dina cookieinställningar

Cookies och personuppgifter vi använder för analys

För att analysera hur du använder vår hemsida används cookies från Googles analysverktyg Google's analytics service och HubSpot. Dessutom behandlar vi dina personuppgifter, bl.a. din krypterade IP-adress, din geografiska plats och annan information om hur du använder hemsidan.

Cookies och personuppgifter vi använder för marknadsföring

Vi använder cookies och dina personuppgifter för att visa dig relevant marknadsföring och för att följa upp sådan marknadsföring när du besöker andra hemsidor eller sociala medier. Vi gör detta med hjälp av Google, Facebook, HubSpot och LinkedIn. De personuppgifter vi behandlar av marknadsföringsskäl är bl.a. din IP-adress, information om hur du använder hemsidan och information som dessa tjänster har om dig sedan innan. 

Cookies och personuppgifter vi använder för personlig marknadsföring

För att visa relevanta annonser placerar vi cookies för att skräddarsy annonser för dig.

Cookies och personuppgifter vi använder för anpassade annonser

För att visa relevanta och personliga annonser placerar vi cookies för att erbjuda unika erbjudanden som är anpassade efter dina användardata.