6 steg mot en lyckad digital transformation

Att digitalisera var för ett par år sedan ett modeord. I dag är det ett måste för alla företag som vill växa och vara relevanta i framtiden. I det här inlägget kommer vi att prata om sex steg som er verksamhet kan gå för att genomföra en lyckad digital transformation.

Steg 1. Insikten om att digitaliseringen har potential att öka företagets värde
Medan digitalisering i sig inte genererar några intäkter skapar den ett antal möjligheter för verksamheten. Steg ett är att inse fördelarna och att ha dem som målbild under arbetet med digitaliseringen. Här är ett par av dessa fördelar:

  • Bättre kundupplevelse
    Allt som har med teknik, sociala medier och appar att göra har en gemensam grund - vägen till att göra livet enklare. Era kunder vill att det ska vara lätt att använda era produkter och tjänster och er uppgift är att hjälpa dem med det.
  • Bättre databaserade beslut
    En digitaliserad verksamhet har bättre underlag för att fatta korrekta beslut. Det finns två saker som alla företag bryr sig om; kostnader och intäkter. Båda dessa faktorer påverkas kraftigt av digitaliserade processer.
  • Bättre samarbete mellan avdelningarna
    Förändringar är inte helt enkla. Tanken på en massiv digital transformation kan vara skrämmande för både anställda och ledning. Den digitala transformationen är ett utmärkt tillfälle att få alla i verksamheten att jobba mot ett gemensamt mål.

 

Steg 2: Se över alla era nuvarande processer
Det viktigaste steget mot en lyckad digitalisering är att ha full kontroll på era nuvarande processer, även de som inte är officiella. På större företag, men även medelstora dito, är det lätt hänt att processer inte dokumenteras ordentligt och om de har dokumenterats ordentligt överensstämmer de i regel inte med verkligheten. 

Det här steget handlar därför om att se över verksamhetens processer och dokumentera vad digitaliseringen innebär för dem.

Steg 3: Se över beslutsfattandestrukturer (och skapa eventuellt nya)
Digitala affärsmodeller kräver ofta andra slags beslutsfattare än analoga affärsmodeller. Det är viktigt att digitala innovationer inte fastnar i byråkratiska processer och att dessa processer inte ses som motståndare till era nuvarande. Det här är ett ypperligt tillfälle att se över er beslutsfattandestruktur och se om det finns någon möjlighet att göra förändringar.

Steg 4: Identifiera en process som ni vill börja med
Att göra allt på en gång blir snabbt förvirrande för era anställda och slutar ofta med ett misslyckat digitaliseringsprojekt.

Börja istället med en process, anteckna fördelar, nackdelar och utmaningar med processen och fortsätt sedan till nästa. Det är viktigt att välja en process som inte har för stor komplexitet och som kan digitaliseras relativt enkelt (även om det tar lite tid). De processer som kräver mest arbete är inte alltid de som ni tjänar mest på att digitalisera.

En bra process att börja med är processer som involverar mycket pappersarbete. Det ni kan börja med att göra är att konvertera alla era fysiska dokument som har med data att göra till ett digitalt format, och besluta att ni från och med ett visst datum inte längre kommer skapa nya pappersbaserade dokument. Det kan röra sig om fakturor, leveranser, avtal, etc.

När allt pappersarbete är digitalt istället för fysiskt kan ni på ett betydligt enklare sätt använda den uppsjö av data som tidigare låg gömd i pappershögar. Det fina med det digitala är att det kan användas via automatisering, vilket i klarspråk innebär att ni nu kan generera rapporter och skapa beslutsunderlag med den data ni har (och alltid har haft).

Steg 5. Skapa regler och förbered era anställda på en förändringsresa
Det finns mycket att säga om hur man arbetar effektivt med förändringar. Det största hindret mot effektiva förändringar är just människor, och då menar vi givetvis inte att era anställda ska ses som fiender mot omställningar, det är bara ett faktum att människor i regel inte är så glada i förändringar.

Som tur är finns det ett par modeller som ni kan använda er av för att genomföra era förändringar på ett så effektivt sätt som möjligt. En sådan modell som ofta används på små och medelstora företag är McKinseys 7 S. Modellen är perfekt när du vet att något behöver förändras (från analogt till digitalt), men när du inte är helt säker på vad det är, dvs hur era processer ska förändras. Läs mer om det här i vårt inlägg om ett lyckat förändringsarbete!

Steg 6. Inled arbetet med er digitala transformation
Ni har nu insett värdet med digitaliseringen, sett över era nuvarande processer för att identifiera var förändringar först bör göras, sett över era beslutsfattandestrukturer, identifierat vilken process ni ska börja med och har tagit den mänskliga beståndsdel som arbetet med förändringar innebär i åtanke. Då finns det inget mer kvar att göra än att sätta igång.

Först börjar ni med att detaljerat kartlägga den process som ni har valt, identifiera möjliga flaskhalsar i processen och avgör vilka förbättringar ni kan göra. Efter det skapar ni en detaljerad plan som involverar kostnader, personal, utrustning och så vidare. När det är gjort har ni alla förutsättningar för en lyckad digital transformation. Det enda som är kvar är att ha en partner ni kan lita på.

Er digitala framtid är nu
Arbetet med er digitala transformation har nu bara börjat. Se till att ni fortsätter jobba med era processer och fortsätter att identifiera nya processer som bör digitaliseras. Det blir ofta betydligt enklare att göra efter att ni har börjat se effekterna av ert digitaliseringsarbete. Hör gärna av er till oss på Nordlo ifall ni har några frågor om hur man sätter igång med digitaliseringsresan, och ifall ni behöver hjälp med era processer!

Vill du komma i kontakt?

Vi älskar kunddialoger och utmaningar. Hör av dig till oss så hjälper vi dig!